Работа со штатной структурой

Оставьте заявку
Заполните форму и наш менеджер свяжется с Вами
Загрузите скриншот, если это требуется
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
При использовании кадровой службой компании, E-Staff позволяет хранить данные о штатной структуре компании. Данные могут храниться с различным уровнем детализации, в зависимости от нужд пользователя. Для крупных компаний, включающих в себя несколько юридических лиц, возможно использование режима смешанной штатной структуры, при котором структурные подразделения верхнего уровня каждого из юридических лиц будут соотнесены к соответствующей организации. Включается данный режим с помощью опции Привязывать подразделения к организациям в разделе Администрирование->Общие настройки->Политика использования.

Данные штатной структуры могут автоматически загружаться из системы кадрового учета (при наличии соответствующей технической интеграции), либо заводиться вручную. В последнем случае это выполняется по мере необходимости перед заведением соответствующих вакансий.
Раздел Орг. структура содержит данные о структурных подразделениях компании, в иерархическом виде. При значительной длине полной иерархической цепочки подразделений, она может не помещаться в отведенное для нее поле в карточках и списках, в результате чего становится не видно наименования целевого подразделения. Но существует два дополняющих друг друга варианта решения данной проблемы.

Раздел Сотрудники содержит список сотрудников компании. В случае использования интеграции с внешней системой для загрузки данных о сотрудниках компании в E-Staff, можно настроить формирование автоматической связки принятого на работу кандидата и соответствующего сотрудника, позволяющей быстро переключаться между ними, а также автоматически менять статус связанного кандидата в случае увольнения сотрудника.

Раздел Штатные должности содержит список штатных должностей компании. Данный раздел может как использоваться так и нет, в зависимости от политики пользователя E-Staff, задаваемой при помощи флажка Вести учет штатных должностей в разделе Администрирование->Общие настройки->Штатная структура. В случае использования штатных должностей, каждый сотрудник компании может (или должен) быть привязан к определенной штатной должности, которая освобождается при его увольнении. Также к определенной штатной должности может (или должна) быть привязана каждая вакансия. При отключении учета штатных должностей, названия должностей сотрудников и названия вакансий могут записываться в произвольной форме. При включенном учете штатных должностей ввод произвольных названия должностей сотрудников и названий вакансий может быть запрещен включением флажков Требовать обязательной привязки сотрудника к штатной должности в разделе Администрирование->Общие настройки->Штатная структура и Требовать привязки вакансии к штатной должности в разделе Администрирование->Общие настройки->Работа с вакансиями соответственно.

Также в программе может быть включен учет типовых должностей, на которые могут (или должны) будут ссылаться все штатные должности. Для этого необходимо отметить флажок Вести учет типовых должностей в разделе Администрирование->Общие настройки->Штатная структура. Учет типовых должностей используется сравнительно редко и, как правило, с целью просмотра, в случае необходимости хранения единого справочника формальных требований к должностям.

Карточка структурного подразделения

Перейти к видео уроку


Карточка структурного подразделения в программе E-Staff Рекрутер имеет следующую структуру:
Раздел Общие сведения:
Поле Номер содержит внутренний (табельный) подразделения. Номер заполняется программой автоматически, тем не менее Вы можете исправлять его вручную. Если Вас не устраивает предлагаемый программой способ нумерации, Вы можете изменить его в разделе Администрирование->Объекты.
Поле Наименование содержит наименование подразделения, предназначенное для внутреннего использования.
Поле Полное (официальное) наименование содержит наименование подразделения для использования в официальных документах. Управление функцией осуществляется в разделе Администрирование->Общие настройки->Управление полями карточек.
Поле Сокращенное наименование содержит краткое наименование подразделения, предназначенное для сокращения длины отображения полной иерархической цепочки подразделений. Управление функцией осуществляется в разделе Администрирование->Общие настройки->Штатная структура опцией Использовать сокращенное наименование подразделения, если оно указано, при показе полной цепочки подразделений.
Поле Головное подразделение содержит ссылку на головное (родительское) подразделение. Для подразделений верхнего уровня это поле не заполняется.
Поле Дата ввода содержит дату появления подразделения в штатной структуре.
Поле Дата закрытия содержит дату прекращения существования подразделения в штатной структуре. Если данное поле заполнено, и текущая дата больше даты закрытия, подразделения считается закрытым (неактивным) и обозначается в списке серой картинкой.
Поле Организация (опционально) содержит ссылку на организацию, к которому относится данное структурное подразделение (для случая использования режима смешанной штатной структуры).
В поле Сотрудники отображается список сотрудников, относящихся к данному подразделению.
В поле Дочерние подразделения отображается список подразделений, для которого данное подразделение является головным.

Раздел Доп. сведения:
Внешний ID: В случае, если подразделение было загружено из корпоративного портала или внешней системы кадрового учета, данное поле будет содержать идентификатор соответствующего объекта во внешней системе.

Раздел Вакансии содержит список вакансий по данному подразделению.

Карточка сотрудника (контактного лица)

Перейти к видео уроку


Карточка сотрудника в программе E-Staff Рекрутер практически полностью совпадает с карточкой контактного лица. Контактное лицо становится сотрудником при включении флажка Собственный сотрудник в левой части карточки. Карточка имеет следующую структуру:
Раздел Общие сведения:
Номер: внутренний (табельный) номер сотрудника. Номер заполняется программой автоматически, тем не менее, Вы можете исправлять его вручную. Если Вас не устраивает предлагаемый программой способ нумерации, Вы можете изменить его в разделе Администрирование->Объекты.
Фамилия, имя, отчество: Фамилия, имя и отчество сотрудника.
Пол: В случае ввода имени, которое входит в справочник имен внутри программы, поле заполняется автоматически.
Дата рожд.: Дата рождения сотрудника.
Раб. телефон, Моб. телефон: Рабочий и мобильный телефоны сотрудника. После ввода программа проверяет правильность формата введенного мобильного телефона (по умолчанию). При необходимости опцию можно включить и для проверки других телефонных номеров в разделе Администрирование->Общие настройки->Региональные настройки.
Пользователи, использующие программный телефон или звонки через Skype, могут позвонить на указанный телефон путем нажатия на значок с изображением телефона над данным полем и выбором команды Позвонить. Кроме того, в случае интеграции E-Staff с SMS-шлюзом пользователи могут отправлять аналогичным образом короткие сообщения (SMS) на мобильный телефон по заранее подготовленному шаблону или вручную, выбрав команду Отправить SMS и введя требуемый текст. Для добавления шаблонов SMS используется раздел Администрирование->Справочники->Шаблоны SMS.
E-Mail: основной адрес электронной почты сотрудника (как правило, рабочий)
E-Mail 2: дополнительный адрес электронной почты сотрудника (как правило, личный). Данный адрес не участвует в рассылках и отправках уведомлений, а используется, как правило, для экстренной связи с сотрудником, или связи с сотрудником после его увольнения.
Skype: логин учетной записи Skype сотрудника.
Структурное подразделение (Организация - для контактных лиц): Ссылка на подразделение (организацию), в котором работает сотрудник.
Должность: Наименование должности, которую занимает сотрудник. Это поле может содержать как произвольный текст, так и являться ссылкой на объект Штатная должность, в зависимости от настроек в разделеАдминистрирование->Общие настройки->Штатная структура.
Руководитель подразделения (для кадровых служб): Флажок, обозначающий, что данный сотрудник является руководителем структурного подразделения, к которому он относится. Кроме того, в случае наличия в базе в структурном подразделении более одного сотрудника, флажок определяет данного сотрудника для автоматического включения в список контактных лиц при указании в карточке вакансии этого структурного подразделения. Если в разделе Администрирование->Общие настройки->Штатная структура включена опция Требовать обязательной привязки сотрудника к штатной должности, то значение данного флажка копируется из штатной должности, к которой относится сотрудник.
Основное контактное лицо (для контактных лиц): Флажок, обозначающий, что данное лицо является ключевым в организации, к которой оно относится. Кроме того, в случае наличия в базе в организации более одного контактного лица, флажок определяет данное лицо для автоматического включения в список контактных лиц при указании в карточке вакансии этой организации в качестве клиента (для рекрутинговых агентств). Если связь с основным контактным лицом была утеряна, список контактных лиц будет сформирован из состава оставшихся активных лиц организации.
Оценивающее лицо при подборе сотрудников (для кадровых служб; появляется при включении опции Использовать опцию «Оценивающий руководитель» для каждого сотрудника в разделе Администрирование->Общие настройки->Штатная структура): Флажок, обозначающий, что данный сотрудник был назначен лицом, оценивающим поступающих кандидатов, т.е. другими словами, он становится заказчиком, как и руководитель (либо вместо него - при включенной опции Считать руководителя подразделения оценивающим руководителем только при включенной опции «Оценивающий руководитель» в разделе Администрирование->Общие настройки->Штатная структура). В этом случае при выборе структурного подразделения в карточке вакансии, эти заказчики автоматически будут подгружены в качестве контактных лиц.
Роли (для контактных лиц): дополнительный набор флажков для указания роли, выполняемой данным контактным лицом в указанной организации.
Страна: страна (государство) работы физического лица (выбор из списка). Используется в том случае, если компания ведет детальность в нескольких странах.
Связь утеряна (для контактных лиц): Флажок, обозначающий, что с контактным лицом контрагента прекращено взаимодействие (например, по причине его увольнения). Объект базы становится неактивным и обозначается в списке картинкой серого цвета.
Доп. сведения: произвольная дополнительная информация.

Раздел Доп. сведения:
Регион: Регион работы сотрудника (выбор из списка). Используется в том случае, если компания ведет детальность в нескольких регионах.
Адрес проживания: Адрес проживания сотрудника.
Семейное положение: Семейное положение сотрудника (выбор из списка)
Дети: Количество детей.
Образование: Уровень образования сотрудника (выбор из списка).
Дата приема: Дата приема сотрудника на работу в организацию.
Дата увольнения: Дата увольнения (для уволившихся сотрудников). Если указана дата увольнения, и ее значение меньше текущей даты, сотрудник обозначается в списке картинкой серого цвета.
Статус сотрудника: Текущий статус сотрудника (значение из справочника).
Внешний ID: В случае, если сотрудник был загружен из корпоративного портала или внешней системы кадрового учета, данное поле будет содержать идентификатор соответствующего объекта во внешней системе.
Имя в Windows: имя сотрудника в Windows (как пользователя Active Directory) для предоставления доступа через Web-интерфейс.

Раздел Места работы содержит список предыдущих мест работы сотрудника с указанием периода работы и занимаемой должности.

Карточка штатной должности

Перейти к видео уроку


Карточка штатной должности в программе E-Staff Рекрутер имеет следующую структуру:
Раздел Общие сведения:
Номер: внутренний номер штатной должности. При заведении штатной должности вручную присваивается системой автоматически.
Наименование: Наименование штатной должности. В случае, если в общих настройках системы включена опция Требовать привязки каждой штатной должности к типовой должности, данное поле будет заменено ссылкой на объект Типовая должность.
Структурное подразделение: Ссылка на объект Структурное подразделение, к которому относится штатная должность.
Руководитель подразделения: Флажок, обозначающий, что данная должность является руководящей в структурном подразделении, к которому она относится.
Поле Дата ввода содержит дату появления штатной должности в штатной структуре.
Поле Дата закрытия содержит дату прекращения существования штатной должности в штатной структуре. Если данное поле заполнено, и текущая дата больше даты закрытия, штатная должность считается закрытой (недействующей).
Сотрудник, занимающий должность: Ссылка на объект Физическое лицо, которому должна быть присвоена должность, указанная в данной штатной должности.
Поле Оклад содержит размер должностного оклада (тарифной ставки).
Поля % премий месячный (квартальный, годовой) содержат размеры назначенных по данной должности периодических поощрительных выплат в процентном выражении относительно оклада.
Доп. сведения: произвольная дополнительная информация.
Раздел Приложения может содержать произвольные приложения к карточке штатной должности.

Рекомендации по настройке системы для работы со штатной структурой в крупных (холдинговых) компаниях



Крупные (холдинговые) компании в силу своего масштаба часто имеют весьма сложную иерархическую организационную структуру. В этом случае полная цепочка подразделений может оказаться довольно длинной, например:
ООО «Промышленный центр КРАБ» -> Дивизион продукции производственного назначения -> Отдел разработки -> Группа снабжения -> Транспортный сектор
При таком размере цепочки в отведенном для нее поле в карточках или списках мы не увидим целевого подразделения (в приведенном примере – подразделения «Транспортный сектор»), а увидим только начало цепочки. Существует два дополняющих друг друга варианта решения данной проблемы:
  • Использование сокращенного наименования подразделений (по умолчанию). Поле Сокращенное наименованиезаполняется в карточке структурного подразделения.
Для нашего примера результат станет примерно следующим:
ООО «ПЦ КРАБ» -> Дивизион ППН -> Отдел разработки -> ГрСнаб -> ТранспСектор
Управление данной функцией осуществляется в разделе Администрирование->Общие настройки->Штатная структура опцией Использовать сокращенное наименование подразделения, если оно указано, при показе полной цепочки подразделений.
  • Переключение режима отображения иерархической цепочки подразделений на обратный.
Для нашего примера результат станет следующим:
Транспортный сектор <- Группа снабжения <- Отдел разработки <- Дивизион продукции производственного назначения <- ООО «Промышленный центр КРАБ»
А при использовании обоих вариантов:
ТранспСектор <- ГрСнаб <- Отдел разработки <- Дивизион ППН <- ООО «ПЦ КРАБ»
Управление данной функцией осуществляется в разделе Администрирование->Сервис->Объекты->Структурное подразделение опцией Порядок отображения наименования в иерархии.