Работа с контрагентами (клиентами)

Оставьте заявку
Заполните форму и наш менеджер свяжется с Вами
Загрузите скриншот, если это требуется
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Раздел Клиенты используется кадровыми агентствами для учета заказчиков, и в отдельных случаях - кадровыми службами компаний (раздел Контрагенты) для учета поставщиков услуг (кадровых агентств) и других сторонних компаний.
Кадровые агентства, желающие вести детальность подбора, указывая не только компанию-клиента, но и структурное подразделение, могут использовать режим смешанной штатной структуры, при котором структурные подразделения верхнего уровня каждого из юридических лиц будут соотнесены к соответствующей организации. Включается данный режим с помощью опции Привязывать подразделения к организациям в разделе Администрирование->Общие настройки-> Политика использования.

Добавление контрагента (клиента)

Перейти к видео уроку


· Для добавления нового контрагента (клиента) выберите команду Новый контрагент (Новый клиент) из меню Файл, или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов.
Откроется новая карточка организации.
· Заполните поля, по которым у Вас есть информация.

· Если при заведении карточки организации Вам также потребуется завести контактное лицо по данной организации, нажмите кнопку Новое контактное лицо на панели инструментов.
· Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Карточка организации


Карточка организации в программе E-Staff Рекрутер имеет следующую структуру:
В левой части карточки (под содержанием раздела) расположен список ролей, которые могут быть присвоены организации в зависимости от функций, выполняемых ею по отношению к Вашей компании. Организации в роли Конкурент впоследствии могут быть использованы для указания дополнительного источника поступления кандидатов (поле Компания-донор раздела Доп. сведения карточки кандидата).
Флажок Источник поступления кандидатов (только для режима "Кадровая служба компании") позволяет автоматически добавить данную организацию в качестве нового источника в справочник Кандидаты->Источники кандидатов.

Раздел Общие сведения содержит основную информацию об организации.
Поле Номер заполняется программой автоматически, тем не менее, Вы можете исправлять его вручную. Если Вас не устраивает предлагаемый программой способ нумерации, Вы можете изменить его в разделе Администрирование->Объекты.
Поле Условное наименование содержит наименование организации, предназначенное для внутреннего использования в программе, например, Главстройпроект.
Поле Полное (официальное) наименование содержит наименование организации для использования в официальных документах, например, ОАО "Главстройпроект".
Поле Альт. наименование содержит альтернативное наименование организации, по которому ее можно будет найти (как правило, это сокращенное или иностранное наименование), например, ГСП.
Поле Адрес содержит фактический адрес организации.
Поле Страна содержит наименование государства, в котором находится организация (значение из справочника).
Поле Регион содержит регион, в котором находится организация (значение из справочника).
Поля Телефон, Факс, E-Mail, Web-сайт содержат общую контактную информацию по организации, не привязанную к какому-либо определенному контактному лицу.
Поле Контактные лица содержит список контактных лиц по данной организации.
Поля Сфера деятельности, Размер, Категория классифицирует организацию по соответствующим настраиваемым справочникам.
Поле Дата последн. контакта содержит дату последнего контакта с данной организацией. Если поле Дата последн. контакта у какого-либо из контактных лиц становится больше, чем аналогичное поле по организации, поле Дата последн. контакта по организации обновляется до соответствующего значения.
Поля Всего вакансий, Активных вакансий показывают количество вакансий (общее и в работе соответственно) по данной организации.
Поле Доп. сведения может содержать любую произвольную дополнительную информацию.

Раздел Реквизиты содержит реквизиты организации как юридического лица.
Раздел Активные вакансии содержит список открытых на данный момент вакансий по данному клиенту (только для режима "Рекрутинговое агентство").
Раздел Все вакансии содержит список всех вакансий по данному клиенту (только для режима "Рекрутинговое агентство").
Раздел События по кандидатам содержит список всех событий по кандидатам, рассматриваемых на вакансии по данному клиенту (только для режима "Рекрутинговое агентство").
Раздел Приложения может содержать произвольные приложения к карточке организации.

Учет затрат на подбор персонала


Функции по планированию бюджета, учету договоров и затрат на подбор персонала обычно используются кадровыми службами компаний при работе с контрагентами. Включение этих функций производится установкой соответствующих флажков в разделе Администрирование->Общие настройки->Политика использования:
  • Вести учет затрат.
  • Вести учет договоров с контрагентами.
  • Вести квартальные бюджеты.
В левой части главного окна программы в разделе Контрагенты появятся разделы Договора, Затраты на подбор, Бюджет.
  • Для добавления нового договора, затраты на подбор или квартального бюджета в меню Файл выберите команду Новый договор, Новая затрата на подбор или Новый квартальный бюджет соответственно.
  • В открывшейся карточке заполните поля, по которым у Вас есть информация. Подробнее о заполнении полей карточек договора, затраты и квартального бюджета можно прочитать в разделах Карточка договора,Карточка затраты и Карточка квартального бюджета соответственно.

Карточка договора


Карточка договора в программе E-Staff Рекрутер имеет следующую структуру:
Поле Дата содержит дату заключения договора с контрагентом.
Поле Номер содержит номер договора с контрагентом.
Поле Контрагент содержит ссылку на контрагента, с которым заключен договор.
Поле Срок действия содержит общий срок действия договора.
Поле Сумма содержит общую сумму договора.
Поле Валюта содержит ссылку на вид денежной валюты, используемой в договоре (выбирается из справочника валют).
Поле Условия договора может содержать произвольную дополнительную информацию об условиях заключенного договора.
Поля Дата, Номер, Контрагент являются обязательными для заполнения.

Карточка затраты


Карточка затраты в программе E-Staff Рекрутер имеет следующую структуру:
Поле Контрагент содержит ссылку на контрагента, с которым заключен договор.
Поле Статья затрат содержит ссылку на статью затрат (выбирается из настраиваемого справочника статей затрат).
Справочник статей затрат заполняется пользователем в разделе Администрирование->Справочники->Общие->Статьи затрат.
Поле Договор содержит ссылку на номер договора, заключенного с контрагентом.
Поля Период оказания услуги (с, по) содержит даты начала и окончания оказания предоставляемых услуг, оговоренных в договоре.
Поля Структурное подразделение, Вакансия, Кандидат содержат соответствующие ссылки для указания объекта, с которым связана данная затрата.
Поле Сумма платежа содержит общую сумму платежа по данной затрате.
Поле Валюта содержит ссылку на вид денежной валюты, используемой для оплаты (выбирается из справочника валют).
Поле Статус платежа содержит ссылку на статус совершаемого платежа (выбирается из настраиваемого справочника статусов платежей).
Поле Дата оплаты содержит дату совершенного платежа по данной затрате.
Поле Номер платежа содержит номер платежного документа.
Поле Доп.сведения может содержать произвольную дополнительную информацию по данной затрате.

Карточка квартального бюджета


Карточка квартального бюджета в программе E-Staff Рекрутер имеет следующую структуру:
Поле Год содержит год, на который производится поквартальное закладывание бюджета.
Поле Квартал содержит ссылку на номер квартала (значение из справочника).
Поле Плановая сумма содержит общую сумму средств, выделенных на указанный квартал согласно бюджету.
Поле Комментарий может содержать произвольную дополнительную информацию по квартальному бюджету.

Списки контактов


  • Для добавления нового списка, в меню Файл выберите команду Новый список контактов.
Откроется карточка списка контактов, имеющая следующую структуру:
Общие сведения:
Наименование: Наименование списка контактов.
Контактные лица: Перечень добавленных в список контактных лиц с отображением ключевой информации по каждому из них.
Комментарий: Произвольная дополнительная информация.

Левая панель:
В архиве: Флажок, обозначающий, что с данным списком прекращена работа. Объект базы становится неактивным и обозначается в списке картинкой серого цвета.

  • Для добавления элемента в список нажмите на панели инструментов кнопку Добавить контактные лица. Кроме того, это возможно делать непосредственно из карточки сотрудника/контактного лица с помощью команды Действия->Добавить в список контактов, либо с помощью такой же команды в контекстном меню соответствующего списка сотрудников/контактных лиц.
Откроется диалоговое окно со списком физических лиц (по умолчанию - из числа контактных лиц и сотрудников) для выбора.
  • Выберите одно или несколько лиц и нажмите ОК. Несколько лиц выбираются в списке с использованием клавиш Shift или Ctrl.
Перечень добавленных в список контактных лиц с отображением ключевой информации по каждому из них появится в поле Контактные лица.
  • Для сохранения созданного списка в базу нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Созданный список появится в основном дереве программы в разделе Контрагенты-Списки контактов(Контактные лица-Списки контактов - для рекрутинговых агентств).