Работа с кандидатами

Оставьте заявку
Заполните форму и наш менеджер свяжется с Вами
Загрузите скриншот, если это требуется
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Занесение кандидатов в базу

Перейти к видео уроку


Добавление резюме соискателей в базу возможно производить различными способами.
При занесении очередного резюме любым способом программа осуществляет проверку добавляемого резюме на наличие дубликата в базе. Обнаружение дубликата происходит при выполнении одного из критериев:
  • одновременное совпадение полей Фамилия, Имя при совпадающем или пустом поле Отчество;
  • прямое или перекрестное совпадение полей E-Mail, E-Mail 2 при совпадающем или пустом поле Отчество.
В случае обнаружения появится окно со списком возможных дубликатов с подсветкой совпадающих (зеленым) и несовпадающих (розовым) полей. Внизу окна будут доступны кнопки для выбора дальнейших действий:
  • Кнопка Обновить данные выбранного кандидата - при наличии различий в резюме произойдет обновление данных, т.е. из добавляемого резюме в карточку кандидата, имеющегося в базе, будут добавлены новые данные в разделах Общие сведения и Личное дело, а в раздел Приложения будет добавлено еще одно резюме с указанием даты его добавления.
При импорте резюме из почтового ящика в раздел Приложения дополнительно добавится текст сопроводительного письма.
  • Кнопка Сохранить как нового кандидата - на основании информации добавляемого резюме создаст в базе новую карточку кандидата со статусом Новый кандидат.

Вставка резюме из буфера

Перейти к видео уроку


Вставка резюме из буфера является одним из способов одиночного добавления кандидата. Данный способ обычно используется, когда другими способами затруднительно воспользоваться (например, резюме хранится в программе, для которой не предусмотрено добавление специальной кнопки для импорта резюме, или файл резюме имеет формат, неподдерживаемый программой E-Staff). Т.е. у Вас перед глазами открыто резюме кандидата, которое необходимо занести в базу.
  • Для переноса открытого в данный момент резюме в программу выделите и скопируйте текст резюме (используя команду Копировать из меню Правка или контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши, либо сочетание клавиш Ctrl+C)
  • Перейдите в E-Staff и нажмите кнопку Вставка резюме на панели инструментов.
При этом программа автоматически извлечет ключевые поля из резюме и откроется карточка кандидата, в которой будут заполнены поля, которые программа смогла распознать. В нижней части карточки в окне предварительного просмотра будет расположено прикрепленное к карточке кандидата резюме в исходном виде.

Импорт резюме из документов Microsoft Word или Adobe Reader

Перейти к видео уроку


Если у Вас есть резюме кандидата в файле Microsoft Word или Adobe Reader (*.pdf), Вы можете загрузить его в Вашу базу. При этом программа автоматически извлечет ключевые поля из резюме и добавит их в карточку кандидата. Кроме этого, к карточке будет прикреплено само резюме в том виде, в каком оно было составлено в исходном файле.
  • Для импорта кандидата из файла нажмите кнопку Импорт резюме на панели инструментов.
  • В появившемся окне диалога выберите файл, содержащий резюме.
Откроется карточка кандидата, в которой будут заполнены поля, которые программы смогла распознать. В нижней части экрана будет расположено резюме кандидата в исходном виде.

Импорт резюме с использованием кнопки в Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird

Перейти к видео уроку


E-Staff Рекрутер позволяет добавить кнопку Импорт резюме в E-Staff на панель инструментов Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird. При помощи данной кнопки можно быстро перенести из письма резюме кандидата, в E-Staff Рекрутер. При этом, независимо от того, находилось ли резюме в тексте письма, или во вложенном файле, программа извлечет это резюме в карточку кандидата и распознает ключевые поля.
При первом запуске E-Staff Рекрутер предлагает добавить эту кнопку автоматически. Вы также можете сделать это позже в разделе Персональные настройки->Модули к внешним программам.
Для быстрого переноса резюме кандидата из сообщения Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird в E-Staff Рекрутер:
  • Выделите письмо, содержащее резюме кандидата.
  • Нажмите кнопку Импорт резюме в E-Staff на панели инструментов Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird.
Если кандидат уже есть в базе и письмо Microsoft Outlook содержит хотя бы одно вложение, либо кандидат является новым и письмо содержит более одного вложения, появится диалоговое окно «Импорт почтового сообщения», содержащее список вложенных файлов. Для каждого вложения будет доступна опция “Загрузить” (по умолчанию отмечена) и выпадающий список с типом вложенного файла (из справочника Приложения к карточкам). При нажатии на кнопку “OK” в карточку кандидата загрузятся только отмеченные вложения с заданным типом приложения.
Если письмо содержит несколько вложений-резюме кандидатов (например, из кадрового агентства), то отметив опцию Одно вложение – один кандидат, для каждого из выбранного резюме будет создана отдельная карточка кандидата.
Откроется карточка кандидата, в которой будут заполнены поля, которые программа смогла распознать из выделенного письма. В нижней части экрана будет расположено резюме кандидата в исходном виде. Если было выделено несколько писем, то кандидаты будут занесены в базу без предварительного открытия карточек.

Пакетный импорт резюме с папки

Перейти к видео уроку



Если у Вас на диске хранится достаточно большой объем резюме кандидатов в формате Microsoft Word, OpenOffice или Adobe Reader, Вы можете воспользоваться функцией пакетной загрузки резюме. Результат работы программы при этом будет таким же, как и при одиночном импорте, описанном в предыдущем разделе, тем не менее, Вам не придется выбирать отдельно каждый файл - программа самостоятельно обработает все файлы в указанной Вам директории.
  • Для настройки программы на импорт резюме из папки на диске откройте раздел Администрирование->Справочники->Кандидаты->Источники импорта резюме и нажмите кнопку Новый элемент.
  • Введите любое наименование источника (например "Папка 1").
  • В поле Тип источника выберите Папка на диске.
  • Укажите полный путь к папке, в которой хранятся резюме, в поле Исходная папка или выберите папку, нажав кнопку Просмотр. Отметьте флажок Включая вложенные папки, если Вы хотите, чтобы программа также обрабатывала все папки внутри выбранной.
  • Если Вы уверены, что выбранная папка содержит только файлы с резюме, укажите нулевой Уровень проверки на резюме.
  • Флажок Определять специальность по имени папки позволит импортируемым кандидатам автоматически присваивать специальность в соответствии с именем папки, содержащей резюме. Необходимое условие для работы этой функции – имя папки должно совпадать с наименованием специальности из справочника специальностей E-Staff (Администрирование -> Справочники -> Общие -> Специальности).
  • Нажмите Сохранить и закрыть.
  • Для осуществления импорта резюме из папки перейдите на соответствующий источник в разделе Импорт резюме в левой части главного окна программы.
  • Для начала процесса загрузки резюме нажмите кнопку Загрузить.
Программа запустит процесс обработки резюме из папки. При этом по мере загрузки извлеченные резюме будут появляться в списке в верхней части экрана.
Обработка одного файла (вне зависимости от того, обнаружено ли в данном файле резюме или нет) может занимать от двух до пяти секунд в зависимости от быстродействия Вашего компьютера. Во время загрузки Вы можете переключаться на другие страницы и продолжать работать с программой.
  • Для просмотра загруженного резюме выберите соответствующую строчку в верхнем списке.
При этом в нижней части экрана будет показан текст загруженного резюме.
Загруженное резюме находится во временной базе и еще не занесено в основную базу кандидатов. Вы можете либо отобрать его в базу кандидатов либо удалить. Эту операцию Вы можете делать как отдельно для каждого резюме, бегло просматривая его содержимое, так и для нескольких резюме сразу. Несколько резюме в списке могут быть выбраны с использованием клавиш Shift или Ctrl.
  • Для переноса резюме в общую базу выделите резюме в списке, нажмите на него правой кнопкой мыши, затем выберите соответствующее действие из списка.
  • Для удаления резюме нажмите клавишу Delete на клавиатуре.

Пакетный импорт резюме из почтовых ящиков

Перейти к видео уроку


Программа E-Staff Рекрутер позволяет автоматически загружать резюме, приходящие по e-mail. При этом обрабатываются как резюме в тексте писем, так и резюме в прикрепленных файлах Microsoft Word или OpenOffice. Остальные прикрепленные файлы заносятся в карточку кандидата в виде приложений.
Ввиду многообразия существующих почтовых программ, импорт из почтовых ящиков, как правило, требует дополнительной настройки (см. раздел Источники импорта резюме). Настройка не всегда может быть осуществлена пользователем самостоятельно - в ряде случаев Вам придется обратиться за помощью к Вашему системному администратору. Для осуществления настройки используется раздел Администрирование->Справочники->Кандидаты->Источники импорта резюме). Для каждого почтового ящика, из которого необходимо осуществлять импорт, необходимо завести отдельный источник импорта.
Программа может быть настроена на несколько режимов работы в зависимости от того, является ли обрабатываемый почтовый ящик выделенным ящиком для приходящих резюме или ящиком, в том числе используемым для деловой переписки сотрудника, ответственного за подбор персонала. Программа, в частности способна с высокой долей вероятности отличить письмо, содержащее резюме, от любого другого письма.
Стандартные настройки программы реализуют следующий сценарий импорта из почтового ящика:
  • Программа открывает почтовый ящик и просматривает все непрочитанные письма.
  • Если программа определила, что письмо содержит резюме, то резюме вместе с исходным текстом письма заносится в промежуточный список, а само письмо в почтовом ящике помечается как прочитанное.
  • Если программа определила, что письмо не содержит резюме, письмо остается в почтовом ящике как есть.
  • Для осуществления импорта кандидатов из почтового ящика перейдите на соответствующий ящик в разделе Импорт резюме в левой части главного окна программы.
  • Для начала процесса загрузки резюме нажмите кнопку Загрузить.
Программа запустит процесс обработки резюме из почтового ящика. По мере загрузки, извлеченные резюме будут появляться в списке в верхней части экрана.
Обработка одного письма (вне зависимости от того, обнаружено ли в данном письме резюме или нет) может занимать от двух до пяти секунд в зависимости от быстродействия Вашего компьютера. Во время загрузки Вы можете переключаться на другие страницы и продолжать работать с программой.
  • Для просмотра загруженного резюме выберите соответствующую строчку в верхнем списке.
При этом в нижней части экрана будет показан текст письма и все прикрепленные резюме на отдельных закладках.
Загруженное письмо находится во временной базе и еще не занесено в основную базу кандидатов. Вы можете либо отобрать его в базу кандидатов, либо удалить. Эту операцию Вы можете делать как отдельно для каждого письма, бегло просматривая его содержимое, так и для нескольких писем сразу. Несколько писем в списке могут быть выбраны с использованием клавиш Shift или Ctrl.
  • Для переноса резюме в общую базу выделите резюме в списке, нажмите на него правой кнопкой мыши, затем выберите соответствующее действие из списка.
  • Для удаления резюме нажмите клавишу Delete на клавиатуре.
Если в теме письма загружаемых писем будет присутствовать номер предполагаемой вакансии с каким-либо префиксом (например, VAC-0015), то выбрав способ переноса Поместить в базу и отобрать на предполагаемую вакансию резюме будет занесено в базу с автоматическим отбором на указанную вакансию. Для настройки префикса используется раздел Администрирование->Общие настройки->Распознавание резюме.

Карточка кандидата


Карточка кандидата в программе E-Staff Рекрутер имеет следующую структуру:
В левом верхнем углу карточки располагается содержание раздела карточки в форме дерева. Нажимая мышкой на элементы дерева, Вы можете переключаться между разделами карточки, которые будут показываться в правой части окна.
Под содержанием расположен список действий (событий), которые могут быть осуществлены по отношению к кандидату. Слева от названия каждого действия может находиться один из значков:
! - действие запланировано
+ - действие состоялось
* - действие находится в процессе выполнения
x - действие не состоялось
В списке показываются наиболее часто используемые действия. Для вызова остальных действий необходимо нажать кнопку "..." (Остальные события) внизу списка действий.
Ниже располагаются несколько дополнительных атрибутов карточки:
  • Способ занесения кандидата в базу и Источник поступления кандидата (более подробно см. ниже Раздел Доп. сведения).
  • Рекрутер/Группа: Пользователь E-Staff, к которому относится данный кандидат, и соответствующая группа.
  • дата создания карточки и дата ее последнего изменения. В многопользовательской версии программы также показывается имя пользователя, создавшего карточку и имя пользователя, последний раз изменявшего данные в карточке.
В правой (основной) части карточки располагается, в зависимости от выбора пользователя, содержимое следующих разделов:

Раздел Общие сведения:
Номер: Внутренний номер заполняется программой автоматически, тем не менее, Вы можете исправлять его вручную. Если Вас не устраивает предлагаемый программой способ нумерации кандидатов, Вы можете изменить его в разделе Администрирование->Объекты->Кандидат).
Фамилия, имя, отчество: Фамилия, имя и отчество кандидата. При включенной в разделе Администрирование->Общие настройки-Работа с кандидатами опции Хранить ФИО кандидата на английском языке справа от поля Отчество будут указаны фамилия и имя кандидата в транслитерированном формате. При необходимости их можно отредактировать в разделе Доп. сведения.
Пол: Пол кандидата. В случае ввода имени, которое входит в справочник имен внутри программы, поле заполняется автоматически.
Дата рожд.: Дата рождения кандидата.
Моб. телефон, Альт. телефон: Мобильный и альтернативный (доп.мобильный или домашний) телефоны кандидата. После ввода программа проверяет правильность формата введенного мобильного телефона (по умолчанию). При необходимости опцию можно включить и для проверки других телефонных номеров в разделе Администрирование->Общие настройки->Региональные настройки.
Пользователи, использующие программный телефон или звонки через Skype, могут позвонить на указанный телефон путем нажатия на значок с изображением телефона над данным полем и выбором команды Позвонить. Кроме того, в случае интеграции E-Staff с SMS-шлюзом пользователи могут отправлять аналогичным образом короткие сообщения (SMS) на мобильный телефон по заранее подготовленному шаблону или вручную, выбрав команду Отправить SMS и введя требуемый текст. Для добавления шаблонов SMS используется раздел Администрирование->Справочники->Шаблоны SMS.
Раб. телефон: Рабочий телефон кандидата. Дополнительное поле карточки кандидата, включаемое при необходимости в разделе Администрирование->Общие настройки->Управление полями карточек.
E-Mail: основной адрес электронной почты кандидата (как правило, личный).
E-Mail 2: дополнительный адрес электронной почты кандидата. Данный адрес не участвует в рассылках и отправках уведомлений.
Skype: логин учетной записи Skype кандидата.
Адрес проживания: Фактический адрес кандидата.
Страна: страна (государство) предполагаемого трудоустройства кандидата (значение из справочника). При занесении кандидата в базу поле обычно заполняется автоматически на основании региона поиска работы.
Регион поиска работы: Регион предполагаемого трудоустройства (значение из справочника). Поле обычно заполняется автоматически при занесении кандидата в базу. В отдельных случаях может заполняться регионом проживания, если в резюме кандидата был указан адрес проживания. В общем случае регион поиска работы может не совпадать с регионом фактического проживания.
Образование: Уровень образования кандидата (значение из справочника).
Предполагаемая должность: Название должности, на которую претендует кандидат. Название, как правило, выбирается самим кандидатом, и заполняется автоматически для резюме, найденных в Интернет, либо в загруженных откликах на вакансию.
Уровень заплаты: Уровень зарплаты, на которую претендует кандидат.
Стаж: Опыт работы кандидата по заявленной специальности (количество лет).
Специальность: Классификатор объектов по специальностям (значение из справочника). По умолчанию программа использует двухуровневый справочник специальностей, поставляемый вместе с программой. Вы можете отредактировать стандартный справочник специальностей в разделе Администрирование->Справочники->Специальности) или импортировать его из подготовленного файла формата MS Excel.
Рейтинг: Рейтинг, присвоенный кандидату. Может рассчитываться автоматические в случае использования оценочных форм, либо заполняться рекрутером вручную.
Поля Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, Адрес проживания, Телефоны (мобильный, альтернативный), E-Mail (E-Mail 2), Skype, Уровень з/п, Стаж, Страна, Гражданство, как правило, заполняются автоматически данными, извлеченными из резюме кандидата при импорте. В случае создания карточки кандидата вручную, Вам придется самостоятельно заполнить эти поля.
Рассматривается на вакансии: Список вакансий, на которые отобран (рассматривается) кандидат.

В нижней части раздела Общие сведения показывается резюме кандидата в исходном виде. При необходимости Вы можете вносить исправления в исходное резюме. Возможно прикрепление любого количества резюме (а также любых других документов к карточке кандидата) кнопкой "скрепка" на панели инструментов карточки. При этом последнее добавленное резюме автоматически выделяется цветом и для всех резюме будут указаны даты их добавления. Все прикрепленные документы отображаются слева в дереве карточки кандидата в разделе Приложения.
Для прикрепления нового документа нажмите кнопку "скрепка" на панели инструментов в верхней части карточки, затем введите текст документа или загрузите его из документа Microsoft Word или OpenOffice. В разделе Общие сведения показывается резюме, идущее в списке первым.

Раздел Доп. сведения:
Семейное положение: Семейное положение кандидата (значение из справочника).
Дети: Количество детей в семье.
Гражданство: Гражданство кандидата - название страны, выдавшей паспорт (значение из справочника).
Способ занесения: Способ занесения кандидата в базу (значение из справочника). Поле, как правило, заполняется автоматически при импорте резюме кандидата с работного сайта и будет различаться для случаев, когда кандидат был занесен в базу из загруженных в программу откликов и когда кандидат был найден при помощи активного поиска в браузере.
Источник поступления: Источник поступления кандидата (значение из справочника). Поле обычно заполняется автоматически при импорте резюме кандидата с работного сайта.
Лицо, порекомендовавшее кандидата: Лицо (ссылка на объект Физическое лицо), по рекомендации которого рассматривается данный кандидат.
Компания-донор: Ссылка на объект Организация (компания-конкурент), из которой поступил данный кандидат. При ручном выборе список формируется из компаний с признаком “Конкурент”.
Если при импорте резюме с сайта, для которого поддерживается загрузка предыдущих мест работы (раздел “Места работы” в карточке кандидата), наименование компании в последнем по хронологии месте работы оказывается заполненным, то поле Компания-донор заполнится автоматически при условии, если хотя бы одно из наименований компании (условное, полное, или альтернативное) содержится в названии компании, указанной кандидатом. Поиск вхождения производится без учета регистра.

Раздел Личное дело содержит список событий, происходивших с кандидатом с момента его внесения в базу. К событиям относятся факты отбора кандидата на вакансию, телефонные звонки, интервью и прочие события. При этом любой добавленный Вами комментарий к каждому событию будет показан в списке. При необходимости просмотра времени событий в личном деле кандидата в другом часовом поясе, Вы можете изменить значение часового пояса в разделе Доп.сведения карточки кандидата. Для открытия карточки события дважды щелкните мышкой на строке с событием.

Формирование плана работы по кандидатам


Для формирования плана работы рекрутера удобно использовать раздел События -> Задачи. В этом разделе над списком выводятся статистические данные (общее количество задач, количество задач с приближающимся сроком, а также просроченных), ниже автоматически образуется список кандидатов (в порядке убывания срочности), которых необходимо разобрать рекрутеру. Например, Вы провели с кандидатом интервью - необходимо принять решение, что с ним дальше делать – продолжить с ним работу, переведя его на следующий этап, или отклонить. Кроме того, в этот раздел попадают кандидаты, про которых могли "забыть" (Вы или заказчик) или работа по которым приостановилась на одном из этапов на слишком длительное время. Для этого в программе задан максимально допустимый срок нахождения в статусе. Это означает что если, например, после отправки руководителю резюме кандидата на рассмотрение, в течение пяти дней обратной связи от него не было получено, данный кандидат попадет в этот раздел. Срок нахождения кандидата в том или ином статусе регулируется в настройках события (поле Предельный срок нахождения) в разделе Администрирование->Справочники->Общие->Типы событий.
Список кандидатов сопровождается цветовой индикацией, характеризующий степень просроченности статуса:
  • желтый - наступил 1-й день, когда кандидат находится в данном статусе сверх предельного срока;
  • розовый - наступил 2-й или любой из последующих дней, когда кандидат находится в данном статусе сверх предельного срока.
При нахождении кандидата в статусе сверх заданного предельного срока пользователь получит уведомление об этом в разделе События->Уведомления.

Отбор кандидата на вакансию


Любое количество кандидатов из базы может быть отобрано на ту или иную вакансию.
· Для отбора кандидата вручную откройте карточку кандидата и нажмите кнопку Отобрать на вакансию в верхней части карточки.
Откроется окно диалога, предлагающее выбрать вакансию из списка активных.
· Для отбора кандидата на одну из существующих вакансий, выберите вакансию в списке и нажмите OK.
В поле Рассматривается на вакансии карточки кандидата появится запись, содержащая наименование вакансии, на которую отобран кандидат.
Один кандидат может быть отобран на несколько вакансий одновременно, со своим статусом для каждой из вакансий.

Действия над кандидатами

Перейти к видео уроку


В левой части карточки кандидата под заголовком Действия содержится набор кнопок, позволяющий отражать типовые операции, проводимые c кандидатом в процессе подбора. В сетевой версии программы возможно ограничить доступность отдельных операций для пользователей пределами их групп, указав их в поле Актуально только для группы в разделе Доп. сведения карточки настроек события (Администрирование->Справочники->Общие->Типы событий).
Выполнение каждой из операций вызывает занесение соответствующей записи (события) в личное дело кандидата и, как следствие, изменяет статус кандидата. Для событий, имеющих несколько вариантов завершения, будет доступна кнопка Результат. Т.о. после того, как назначенное событие фактически состоится, с помощью этой кнопки можно вызвать диалоговое окно для отметки результата, и при необходимости ввести комментарий. При выборе результата, подразумевающего необходимость принятия решения рекрутером, автоматически включается возможность установить напоминание через заданный промежуток времени либо на предопределенную дату и время. Режимы работы системы напоминаний регулируются в разделе Персональные настройки->Общие->Напоминания.
Список возможных событий и их поведение регулируется в разделе Администрирование->Справочники->Общие->Типы событий. Ниже приводится описание стандартных событий, поставляемых вместе с системой.
Кнопка Пометка позволяет добавить произвольный комментарий в личное дело кандидата. При наборе комментария для ввода текста с новой строки можно использовать сочетание клавиш SHIFT+Enter. Клавиша Enter или кнопка ОК завершает ввод комментария. Добавление пометки не меняет статус кандидата.
Кнопка Первый звонок используется для регистрации факта совершения звонка кандидату с отметкой его результата (например, запланировать интервью, отклонить, перезвонить позже и т.д.).
Кнопка Начальный email используется, когда необходимо договориться с кандидатом о телефонном звонке или обговорить время интервью. Для этого на выбор вам будет предложено несколько шаблонов писем для случая, когда кандидат сам откликнулся на вакансию (активный кандидат), и когда кандидат был найден самостоятельно (пассивный кандидат).
Кнопка Тел. интервью позволяет запланировать телефонное интервью с кандидатом. Пользователи, использующие программный телефон или звонки через Skype, могут позвонить кандидату из его карточки путем нажатия на значок с изображением телефона и выбором команды Позвонить. После того, как телефонное интервью фактически состоится, необходимо будет нажать кнопку Результат, отметить флажок, отражающий итог проведенного интервью, и при необходимости ввести комментарий. Если не хотите вводить комментарий, то можете это опустить, нажав кнопку OK или на клавиатуре Enter. При наборе комментария для ввода текста с новой строки можно использовать сочетание клавиш SHIFT+Enter.
Кнопка Интервью позволяет запланировать очное интервью с кандидатом. После того, как интервью фактически состоится, необходимо будет нажать кнопку Результат, отметить флажок, отражающий итог проведенного интервью, и при необходимости ввести комментарий. См. также: Планирование нового интервью. По умолчанию данное событие является определяющим для перевода вакансии, на которую рассматривается кандидат, на этап подбора Интервьюирование.
Кнопка Резюме у заказчика создает письмо для заказчика (или для всех контактных лиц по вакансии), содержащее резюме кандидата. После отправки письма статус кандидата изменится на Резюме у заказчика. После получения обратной связи от заказчика необходимо будет нажать кнопку Результат, отметить флажок, отражающий итог рассмотрения резюме, и при необходимости ввести комментарий. Процесс получения обратной связи от заказчика может быть автоматизирован при наличии интеграции E-Staff с корпоративным порталом Вашей компании. В этом случае после принятия заказчиком решения по кандидату пользователь получит уведомление об этом в подразделе События->Уведомления.
Кнопка Интервью с заказчиком позволяет запланировать очное интервью кандидата с заказчиком. После выбора даты и времени планируемого интервью программа автоматически предложит отправить кандидату письмо по шаблону - уведомление о назначенном интервью с заказчиком со схемой проезда. Откорректировать шаблон и прикрепить файл схемы проезда можно в разделе Администрирование->Справочники->Общие->Шаблоны писем. После того, как интервью фактически состоится, необходимо будет нажать кнопку Результат, отметить флажок, отражающий итог проведенного интервью, и при необходимости ввести комментарий. По умолчанию данное событие является определяющим для перевода вакансии, на которую рассматривается кандидат, на этап подбора Интервьюирование у заказчика. Дополнительно возможно использование интеграции календаря E-Staff с внешним календарем, используемым в компании, например, календарем Microsoft Outlook, Lotus Notes или Google (Персональные настройки->Календарь). Это позволит заказчику использовать механизм планирования даты и времени интервью в привычном для него календаре.
Кнопка Оффер используется для регистрации того факта что кандидату было сделано предложение. Статус кандидата изменится на Сделан оффер. После получения обратной связи от кандидата необходимо будет нажать кнопку Результат, отметить флажок, отражающий итог рассмотрения предложения, и при необходимости ввести комментарий. По умолчанию данное событие является определяющим для перевода вакансии, на которую рассматривается кандидат, на этап подбора Финалист.
Кнопка Проверка СБ регистрирует факт отправки кандидата на проверку в службу безопасности. Статус кандидата изменится на Проверка СБ. После получения обратной связи от службы безопасности необходимо будет нажать кнопку Результат, отметить флажок, отражающий итог проведенной проверки, и при необходимости ввести комментарий. Процесс направления кандидата на проверку и получения обратной связи может быть автоматизирован в случае интеграции E-Staff с корпоративным порталом Вашей компании.
Кнопка Оформление регистрирует факт запуска процедуры оформления кандидата на работу. Программа при этом предложит указать планируемую дату выхода кандидата на работу и продолжительность испытательного срока (при необходимости). Продолжительность испытательного срока по умолчанию, а также возможность указывать его индивидуально для каждого кандидата, регулируются в разделе Администрирование->Общие настройки->Работа с вакансиями.
В случае использования интеграции с внешней системой для загрузки данных о сотрудниках компании в E-Staff, статус Испытательный срок не пройден может быть присвоен кандидату автоматически в случае увольнения сотрудника во время прохождения им испытательного срока.
Статус кандидата изменится на Проверка СБ. После получения обратной связи от службы безопасности необходимо будет нажать кнопку Результат, отметить флажок, отражающий итог проведенной проверки, и при необходимости ввести комментарий.
Кнопка Принят на работу используется для выбора окончательного кандидата на данную вакансию. После выполнения данного действия программа предложит:
  • закрыть вакансию, на которую рассматривался кандидат, переведя ее в статус Закрыта или Закрыта заказчиком (на выбор)
  • перевести остальных кандидатов, по которым была начата работа по этой вакансии, в статус Не прошел финальный отбор
  • автоматически отправить по email непрошедшим кандидатам уведомление об отказе.
Управление запросом подтверждения пользователем на выполнение данных операций производится флажками Спрашивать подтверждение на смену статуса не прошедшим на вакансию кандидатам и Спрашивать подтверждение на отправку уведомления не прошедшим на вакансию кандидатам в карточке настроек статусов Закрыта и Закрыта заказчиком в разделе Администрирование->Справочники->Вакансии-Статусы вакансий.
После принятия кандидата на работу, за 5 рабочих дней до окончания испытательного срока, для рекрутера будет создана задача с напоминанием о необходимости запуска процедуры оценки прохождения испытательного срока. Для запуска процедуры оценки, в личном деле кандидата под событием Оценка прохождения испытательного срока (событие будет создано программой автоматически) необходимо будет нажать кнопку Результат и отметить флажок Начато. На электронный адрес руководителя посредством автоматической отправки почты будет отправлено уведомление о дате окончания испытательного срока сотрудника с просьбой выполнить оценку. После получения от руководителя обратной связи необходимо будет снова нажать кнопку Результат, отметить флажок Завершено, и при необходимости ввести комментарий. Интервал до окончания испытательного срока задается в доп.сведениях события Оценка прохождения испытательного срока в разделе Администрирование->Справочники->Общие->Типы событий.
Кнопки Отклонен рекрутером, Отклонен заказчиком и Самоотказ используются для регистрации факта отклонения кандидата на любом из этапов подбора, что прекращает рассмотрение кандидата по вакансии, на которую он рассматривался. При отклонении рекрутером или заказчиком программа предложит отправить кандидату уведомление об отказе. В случае самоотказа программа предложит указать причину и внести дополнительные комментарии. Набор типовых причин самоотказа регулируется в разделе Администрирование->Справочники->Кандидаты->Причины самоотказа кандидатов.

Кнопка Кадровый резерв используется для отправки кандидата в резерв, что прекращает его рассмотрение по вакансии, на которую он рассматривался.

Дополнительные кнопки действий:
Кнопка Запись на групповое интервью используется для регистрации кандидата на одно из запланированных групповых интервью по определенной вакансии. По умолчанию программа выберет ближайшее групповое интервью по требуемой вакансии, и занесет кандидата в список участников.
Кнопка Тестирование позволяет назначить кандидату тестирование, выбрав требуемый тест кнопкой Добавить тесты. Кроме того, возможно автоматическое назначение кандидату заданного набора тестов, если такой набор был указан в карточке вакансии в разделе Требования к кандидату. Создать наборы тестов можно в разделе Администрирование->Справочники->Интеграция->Наборы тестов. Как правило, тестирование проводится автоматически, если E-Staff интегрирован с системой тестирования, например WebTutor или Talent Q. Также можно вводить результаты тестирования вручную. Для каждой вакансии можно задать необходимый набор тестов. По окончанию тестирования пользователь получит уведомление об этом в подразделе События->Уведомления.
Кнопка Онлайн-интервью позволяет запланировать сеанс удаленного интервью с кандидатом, например, по Skype. Щелкнув мышью по значку Skype, вы сможете сразу перейти от просмотра карточки кандидата к звонку через Skype. После того, как онлайн-интервью фактически состоится, необходимо будет отметить флажок Онлайн-интервью состоялось - программа предложит ввести комментарий к интервью. Если не хотите вводить комментарий, то можете это опустить, нажав кнопку OK или на клавиатуре Enter.
Кнопка Утверждение руководителями начинает процедуру утверждения кандидата руководителями. Полученный от каждого из участников ответ (утвержден кандидат или нет) отмечается соответствующим флажком в подразделе Утверждение участниками карточки данного события. При положительном ответе всех участников кандидат автоматически перейдет в статус Утверждение руководителями - пройдено, а при наличии хотя бы одного отрицательного ответа - Утверждение руководителями - не пройдено.
Кнопка Оценка руководителями начинает процедуру оценки кандидата несколькими оценивающими руководителями с использованием определенного опросного листа. Листы для проведения оценки со списком вопросов создаются в разделе Администрирование->Справочники->Прочие->Оценочные листы. Полученные от каждого из участников результаты оценки кандидата заполняются в подразделе Ответы участников карточки данного события. В подразделе Общие сведения будут показаны усредненные по всем участникам значения результатов опроса. Как правило, направление оценочных листов руководителям и сбор результатов осуществляется автоматически, если E-Staff интегрирован с системой WebTutor.
Кнопка 2-е интервью с заказчиком позволяет запланировать повторное очное интервью кандидата с заказчиком. После того, как интервью фактически состоится, необходимо будет нажать кнопку Результат, отметить флажок, отражающий итог проведенного интервью, и при необходимости ввести комментарий.
Кнопка Принят по временному договору используется для выбора окончательного кандидата на данную вакансию, но на временной основе. После выполнения данного действия программа предложит закрыть вакансию, на которую рассматривался кандидат, перевести остальных кандидатов, по которым была начата работа по этой вакансии, в статус Не прошел финальный отбор и автоматически отправить этим непрошедшим кандидатам письмо по шаблону - уведомление об отказе.
Кнопка Уволен регистрирует факт увольнения ранее приятного на работу кандидата. В случае использования интеграции с внешней системой для загрузки данных о сотрудниках компании в E-Staff, статус Уволен может быть присвоен кандидату автоматически в случае увольнения сотрудника после завершения испытательного срока.
Кнопка Черный список заносит кандидата в черный список.
В сетевой версии программы, по умолчанию, при назначении события в карточке кандидата другого пользователя, оно будет отнесено к пользователю, указанному в карточке кандидата в поле Рекрутер. Если необходимо изменить поведение программы таким образом, чтобы назначаемое событие было отнесено к текущему пользователю, в разделе Администрирование->Общие настройки->Работа с кандидатами снимите флажок При назначении события кандидату другого пользователя, относить событие к пользователю, указанному в карточке кандидата.

Планирование нового интервью


Для создания записи о предстоящем интервью откройте карточку отобранного кандидата и нажмите кнопку Интервью в левой части карточки кандидата.
Откроется окно внутреннего календаря программы, причем в сетевой версии - того пользователя, к которому относится кандидат.
Укажите дату и время планируемого интервью, в сетевой версии можно указать пользователя (например, при необходимости запланировать интервью своему коллеге) и нажмите ОК. Программа запланирует интервью пользователю, указанному в фильтре календаря. Поведение программы в части отнесения событий к пользователю (к тому, к которому относится кандидат, либо к тому, кто создает событие) регулируется в разделе Администрирование->Общие настройки->Работа с кандидатами.
Если для проведения собеседований используются несколько переговорных комнат, то их необходимо добавить в разделе Администрирование->Справочники->Общие->Комнаты. В этом случае в программе активируется функция бронирования переговорных комнат, которая при планировании автоматически произведет подбор свободной комнаты на выбранное время.

Планирование группового интервью


Для создания записи о предстоящем групповом интервью на панели инструментов нажмите кнопку Новое событие (в виде стрелочных часов) и выберите пункт Групповое интервью.

В карточке события укажите необходимые данные: дату и время планируемого группового интервью, его продолжительность, место проведения, макс. кол-во (обязательное поле), вакансию и участников-интервьюверов и нажмите Сохранить и закрыть. Запись о данном событии отобразится во внутреннем календаре E-Staff.
Запись кандидатов на групповое интервью производится нажатием в списке действий карточки кандидата кнопки Запись на групповое интервью.
В списке доступных групповых интервью (т.е. тех, у которых количество участников не достигло максимального значения) выберите то, на которое необходимо записать данного кандидата и нажмите ОК. В личном деле кандидата появится запись об этом событии.
После того, как групповое интервью состоялось, можно оставить комментарий, как по каждому интервью с кандидатом в отдельности (открыв двойным щелчком событие в карточке кандидата), так и по всему групповому интервью в целом (открыв двойным щелчком событие Групповое интервью в разделе События->Групповое интервью). Оставленный комментарий по групповому интервью отобразится в календаре пользователя ив разделе Групповое интервью в столбце Комментарий.

Поиск кандидатов

Перейти к видео уроку


В разделе Кандидаты->Поиск кандидатов можно осуществлять поиск по всей базе резюме по самым различным критериям, включая поиск по ключевым словам и событиям, занесенным в личное дело кандидатов за указанный период.
Для осуществления поиска задайте необходимые критерии поиска, используя имеющийся набор фильтров и нажмите кнопку Найти. По окончании поиска в нижней части окна будет выдан список найденных кандидатов.
Для поиска кандидатов по фамилии, имени или отчеству рекомендуется использовать специальное поле ФИО.
С помощью поля Поиск по тексту можно производить поиск кандидатов по одному либо нескольким ключевым словам (в т.ч. по номеру телефона или его началу с кодом региона либо без него), которые должны присутствовать внутри карточки.
Дополнительно возможен поиск по наличию приложений определенного типа в карточке кандидата. Для этого необходимо будет включить динамический фильтр Наличие приложений с помощью команды Вид->Фильтры.
При использовании почтовой программы Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird можно непосредственно из нее проверять наличие кандидата в базе по электронному адресу отправителя (e-mail) с помощью специальной кнопки. Выбрав письмо, нажмите на кнопку Найти в E-Staff – будет произведен поиск и при наличии в базе кандидата, имеющего такой же e-mail, программа автоматически откроет его карточку. Указанная кнопка входит в состав надстройки для почтовых программ Microsoft Outlook и Mozilla Thunderbird, устанавливаемой в разделе Персональные настройки->Модули к внешним программам.

Поиск дубликатов кандидатов


Полный поиск дубликатов карточек кандидатов по всей базе производится командой Сервис – Поиск дубликатов.
Обнаружение дубликатов происходит при выполнении одного из критериев:
  • одновременное совпадение полей Фамилия, Имя при совпадающем или пустом поле Отчество;
  • прямое или перекрестное совпадение полей E-Mail, E-Mail 2 при совпадающем или пустом поле Отчество.
В случае обнаружения появится окно со списком найденных карточек (групп дубликатов, состоящих из первичной карточки и списка вторичных). В данном окне можно просмотреть информацию по найденным кандидатам и при необходимости произвести их объединение, предварительно выделив в списке первичную карточку и одну (или все) из вторичных и нажав кнопку Объединить выделенные дубликаты.
Первичной карточкой (в которую будет добавляться информация из вторичных) считается более актуальная, т.е. та, по которой было последнее изменение статуса или та, что была добавлена последней.

Поиск дубликатов отдельно выбранной карточки кандидата производится командой Найти дубликаты, щелкнув на карточке правой кнопкой мыши.