Интеграция с внешними системами

Оставьте заявку
Заполните форму и наш менеджер свяжется с Вами
Загрузите скриншот, если это требуется
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Интеграция с корпоративным порталом


E-Staff может быть интегрирован с корпоративным порталом WebTutor (если последний установлен в Вашей компании). Интеграция с корпоративным порталом откроет следующие новые возможности:
Автоматическая загрузка заявок на подбор персонала, прошедших цикл утверждения внутри корпоративного портала согласно настроенному документообороту, в E-Staff.
Автоматическая загрузка данных штатной структуры компании. В случае использования интеграции с порталом для загрузки данных о сотрудниках компании в E-Staff, можно настроить формирование автоматической связки принятого на работу кандидата и соответствующего сотрудника, позволяющей быстро переключаться между ними, а также автоматически менять статус связанного кандидата в случае увольнения сотрудника.

Автоматическая загрузка результатов тестирования кандидатов, прошедших тестирование через Web-интерфейс системы WebTutor, в E-Staff
Просмотр руководителем подразделения статуса работы над своими заявками через Web-интерфейс портала, в том числе просмотр резюме кандидатов, одобрение или отклонение определенных кандидатов.
Интеграция с корпоративным порталом возможна только для сетевой версии E-Staff на неограниченное число рабочих мест.

Для настройки интеграции со стороны E-Staff:
Зайдите в раздел Администрирование->Общие настройки и откройте пункт Внешняя система кадрового учета.
Укажите интерфейс Web-service, имя или IP-адрес сервера, где установлен корпоративный портал.
· Загруженным заявкам, как правило, автоматически присваивается начальный статус Новая заявка. При необходимости автоматическое назначение статуса можно изменить на В работе, указав его в поле Статус.
Если необходимо, чтобы все загруженные заявки сразу закреплялись за определенным пользователем (группой), то укажите в полях Пользователь (Группа) требуемые параметры. При поступлении новых заявок указанному пользователю будут приходить уведомления об этом в подраздел События->Уведомления.

Значение поля Дата последней загрузки определяет начальный момент времени, начиная с которого будут загружены сотрудники/вакансии из внешней системы при следующем запуске фоновой задачи. Следовательно, при необходимости ограничения объема загружаемых данных это поле можно заполнить требуемой начальной датой. После успешного завершения фоновой задачи данное поле автоматически заполняется текущей датой.

Если необходимо, чтобы при появлении новых заявок отправлялись уведомления об этом по заданному шаблону на указанный адрес E-Mail, то можно включить эту функцию, указав шаблон письма и E-Mail в нижней части карточки.

Примечание. Для возможности отправки почтовых уведомлений в программе должна быть настроена функция автоматической отправки почты в разделе Администрирование->Общие настройки->Автоматическая отправка почты.
Сохраните и закройте окно настроек.
В разделе Администрирование->Общие настройки->Корпоративный портал введите URL корпоративного портала.
Для автоматического распределения заявок, поданных через портал WebTutor или внешнюю систему кадрового учета, по определенным рекрутерам и группам (в зависимости от позиции вакансии в организационной структуре) в настройках групп (Сервис->Администрирование->Доступ->Группы), к которым относятся эти рекрутеры, нужно будет указать подразделения, за которые отвечает та или иная группа, и ответственного рекрутера (поле Рекрутер, обрабатывающий заявки на вакансии, поданные из внешней системы).
В этом случае заявки, поступающие из указанных и дочерних подразделений, будут закрепляться за соответствующей ответственной группой и рекрутером. Кроме того, указанным рекрутерам при поступлении новых заявок будут приходить уведомления об этом в подраздел События->Уведомления.
Для загрузки вновь поступивших заявок на подбор персонала выберите команду Загрузка вакансий из внешней системы из меню Сервис->Ручной запуск фоновой задачи.
Загруженные заявки появятся в разделе Вакансии->Новые заявки.
Режим загрузки заявок с портала (ручной или автоматический) настраивается в разделе Администрирование->Сервис->Фоновые задачи->Загрузка вакансий из внешней системы. Автоматическая загрузка заявок на подбор с портала возможна либо ежедневно в указанное время запуска либо периодически через заданные промежутки времени.

Интеграция с системой тестирования

Перейти к видео уроку


E-Staff может быть интегрирован с системой тестирования WebTutor (если последняя установлена в Вашей компании). Интеграция с системой тестирования позволит осуществлять тестирование кандидатов через Web-интерфейс системы WebTutor с автоматической загрузкой результатов тестирования в E-Staff.
Для настройки интеграции со стороны E-Staff:
· Зайдите в раздел Администрирование->Справочники->Интеграция->Внешние системы тестирования и откройте пункт WebTutor.
· Укажите имя или IP-адрес сервера, где установлен сервер системы тестирования.
· Сохраните и закройте окно настроек.

Для назначения тестирования определенному кандидату:
  • Откройте карточку кандидата, нажмите кнопку ... (Остальные события) в левой части карточки и выберите пункт Тестирование.
  • Откроется карточка с автоматически загруженным набором тестов (если набор был указан в разделе Требования к кандидату карточки вакансии), необходимых для прохождения по рассматриваемой вакансии.
  • Если набор тестов не загрузился, то Вы можете самостоятельно выбрать тест, нажав кнопку Добавить тесты. Если справочник тестов пуст, нажмите кнопку Загрузить справочник, при этом из системы тестирования будет загружен последний актуальный справочник тестов.
  • Нажмите кнопку справа от назначенного теста и выберите пункт Активация. Высветившийся код активации потребуется для доступа кандидата к системе тестирования.
Тестирование кандидаты могут проходить либо в офисе компании, либо удаленно через корпоративный портал.
  • Для тестирования в офисе компании нажмите кнопку справа от назначенного теста и выберите пунктОткрыть Web-cсылку - откроется страница корпоративного портала системы тестирования с введенным кодом активации.
  • Для удаленного тестирования (вне офиса) нажмите кнопку справа от назначенного теста и выберите пунктКопировать Web-ссылку – в буфер обмена скопируется Web-ссылка на корпоративный портал системы тестирования, которую нужно будет вставить в текст письма и вместе с кодом активации отправить кандидату.

Для проверки статуса прохождения кандидатом теста и количества набранных баллов нажмите кнопку справа от назначенного теста и выберите пункт Проверить статус.

Интеграция с внешней системой кадрового учета (обмен файлами)


Интеграция с внешней системой кадрового учета используется для автоматической загрузки данных о структурных подразделениях, штатных должностях, сотрудниках и вакансиях компании.
Для загрузки данных из внешней системы кадрового учета в E-Staff, они должны быть предварительно выгружены в специально созданную директорию (исходную директорию для импорта) в виде файлов формата CSV, имена которых должны начинаться со слов:
  • division (данные по штатной структуре),
  • position (данные по штатным должностям),
  • person (данные по сотрудникам),
  • vacanc (данные по вакансиям).
После загрузки и обработки этих файлов, E-Staff переместит их в директорию для обработанных файлов. Для контроля корректного завершения обработки рекомендуется настроить выгрузку из внешней системы таким образом, чтобы указанные выше имена файлов заканчивались датой выгрузки, чтобы в директории для обработанных файлов по наличию файлов с той или иной датой было понятно, когда обработка прошла успешно.
Ключевым параметром требуемого формата обмена является идентификатор id. При первой выгрузке из внешней системы каждому объекту присваивается определенный id, который при последующих выгрузках должен оставаться неизменным.

Настройка параметров взаимодействия с внешней системой кадрового учета
  • Перейдите в E-Staff в раздел Администрирование -> Общие настройки -> Внешняя система кадрового учета.
  • В настройках выберите интерфейс Обмен файлами, Формат файлаCSV, кнопками Просмотр укажите исходную директорию для импорта и директорию для обработанных файлов.
Если вторая строка в CSV-файле структурных подразделений содержит наименование самой организации, а не первого подразделения, то в настройках установите флажок Не загружать корневое подразделение, соответствующее единственной организации.

В ручном режиме запуск загрузки данных производится выбором соответствующей команды в главном меню программы: Сервис -> Ручной запуск фоновой задачи. Для загрузки данных о структурных подразделениях, штатных должностях и сотрудниках служит команда Загрузка штатной структуры и сотрудников из внешней системы, а для загрузки данных о вакансиях - Загрузка вакансий из внешней системы.
Для загрузки данных из внешней системы по расписанию (ежедневно или через иной промежуток времени) перейдите в раздел Администрирование -> Сервис -> Фоновые задачи и в настройках соответствующей фоновой задачи укажите требуемые значения.
При значительной длине полной иерархической цепочки подразделений, она может не помещаться в отведенное для нее поле в карточках и списках, в результате чего становится не видно наименования целевого подразделения. Но существует два дополняющих друг друга варианта решения данной проблемы.
Если на момент загрузки данных из внешней системы кадрового учета карточки подразделений, штатных должностей, сотрудников и вакансий были заведены ранее вручную, то в базе появятся дубликаты этих карточек. Инструкция по их устранению находится в разделе Удаление дубликатов после загрузки данных из внешней системы.
В случае использования интеграции с внешней системой для загрузки данных о сотрудниках компании в E-Staff, можно настроить формирование автоматической связки принятого на работу кандидата и соответствующего сотрудника, позволяющей быстро переключаться между ними, а также автоматически менять статус связанного кандидата в случае увольнения сотрудника.


Удаление дубликатов после загрузки данных из внешней системы


В случае, когда на момент загрузки данных из внешней системы кадрового учета карточки подразделений, штатных должностей, сотрудников и вакансий были заведены ранее вручную, в базе появятся дубликаты этих карточек. Для сохранения взаимосвязей существующих карточек с другими объектами базы и устранения появления дубликатов при последующих загрузках необходимо переместить внешний ID карточки загруженного дубликата в карточку, заведенную ранее вручную. После этого загруженные дубликаты можно будет удалить.
Удаление дубликатов карточек структурных подразделений:
  • В разделе Орг.структура найдите карточки задвоенных подразделений.
  • Откройте карточки обоих подразделений и перейдите на закладку Доп. сведения.
  • Из поля Внешний ID карточки загруженного подразделения вырежьте указанное значение в буфер обмена.
  • В пустое поле Внешний ID карточки подразделения, заведенной ранее вручную, вставьте вырезанное значение.
  • Сохраните обе карточки.
  • Удалите карточку загруженного подразделения (с вырезанным внешним ID).
  • Повторите описанные операции для каждой пары задвоенных подразделений.
Удаление дубликатов карточек штатных должностей, сотрудников и вакансий производится аналогично.

Автоматическое формирование связки кандидата и сотрудника



В случае использования интеграции с внешней системой для загрузки данных о сотрудниках компании в E-Staff, можно настроить формирование автоматической связки принятого на работу кандидата и соответствующего сотрудника, позволяющей быстро переключаться между ними, а также автоматически менять статус связанного кандидата в случае увольнения сотрудника.
Опция включается в разделе Администрирование->Общие настройки->Штатная структура флажком Автоматически привязывать принятых на работу кандидатов к сотрудникам.
Автоматическая привязка карточки кандидата к соответствующей карточке сотрудника осуществляется посредством фоновой задачи «Привязка принятых на работу кандидатов к сотрудникам», включение которой и настройка расписания осуществляется в разделе Администрирование->Сервис->Фоновые задачи. Выполнение фоновой задачи возможно ежедневно в указанное время запуска либо периодически через заданные промежутки времени.
Необходимые условия для выполнения привязки:
  • Совпадение ФИО сотрудника и кандидата при совпадающей или неуказанной дате рождения.
  • Промежуток времени между датой приема сотрудника и датой перехода кандидата в статус Принят на работу или Испытательный срок не превышает срока, указанного в настройках (поле «Погрешность даты приема (дни):» в разделе Администрирование->Общие настройки->Штатная структура).
Функция автоматического изменения статуса связанного кандидата в случае увольнения сотрудника регулируется флажками В случае увольнения сотрудника во время испытательного срока менять статус кандидата на «Испытательный срок не пройден» и В случае увольнения сотрудника после испытательного срока менять статус кандидата на «Уволен».