Администрирование и общие настройки

Оставьте заявку
Заполните форму и наш менеджер свяжется с Вами
Загрузите скриншот, если это требуется
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Общие настройки программы содержат настройки, общие для всех пользователей программы. Как правило, общие настройки задаются администратором один раз после установке программы. После изменения большинства общих настроек требуется выйти из программы и запустить ее заново.
Для открытия окна редактирования общих настроек выберите команду Администрирование из меню Сервис.

Политика использования


Раздел Политика использования предназначен для настройки программы под общую специфику работу в конкретной компании.
Переключатель Тип пользователя используется для настройки программы под использование внутри либо кадровой службы компании, либо рекрутингового агентства.
Флаг Учитывать сотрудника, впервые привлекшего клиента используется в основном рекрутинговыми агентствами и предназначен для оценки эффективности работы сотрудников и, возможно, расчета вознаграждения.

Работа с вакансиями


Флажок Учитывать дробные ставки для вакансий на несколько человек позволяет включить дополнительный параметр Ставка, позволяющий для каждой детализированной вакансии указывать индивидуальную дробную ставку.
Флажок Запрещать создание нескольких вакансий по одной специальности массового подбора у одного заказчика (для рекрутинговых агентств) означает включение запрета на заведение более чем одной карточки вакансии для одного заказчика по одной и той же специальности массового подбора.
Флажок Учитывать двух ответственных сотрудников по каждой вакансии позволяет относить каждую вакансию как к основному пользователю (рекрутер, ассистент) так и к его руководителю (или менеджеру по работе с клиентами в агентстве) с возможностью просмотра итогов работы по обоим пользователям.
Флажок Уведомлять рекрутера о смене статуса его вакансии другим пользователем активирует функцию отправки рекрутеру внутреннего уведомления о смене статуса его вакансии другим пользователем. Рекрутер получит уведомление об этом в подразделе События->Уведомления.
Флажок Спрашивать подтверждение уведомления о смене статуса вакансии активирует функцию предоставления пользователю права выбора на отправку уведомления о смене статуса вакансии.

Региональные настройки


Раздел Региональные настройки позволяет задать требуемые параметры локализации:
  • Страна.
  • Вид основной валюты (для хранения уровня заработной платы).
  • Режим мультивалютности. В области Разрешить выбор из нескольких валют для полей включением опций можно активировать возможность выбора вида валюты при указании уровня зарплаты в карточке кандидата, вакансии или штатной должности. Наполнение справочника валют можно изменить в разделе Администрирование->Справочники->Прочие-Валюты.
  • Основной регион. По умолчанию не указан. Используется для автоматического указания региона поиска работы при ручном заведении карточек кандидатов.
  • Собственные почтовые домены. В этом поле можно ввести собственные почтовые домены вашей компании. Если резюме будет помещаться из почтовой программы от адресатов, имеющих указанные домены (например, из сообщения с резюме соискателя, которое переслал вам кто-то из коллег), то поле E-Mail в карточке кандидата будет заполняться только его электронным адресом, а собственные адреса компании будут игнорироваться.
  • Режимы проверки формата и форматирования вводимых в карточки телефонных номеров.

Автоматическая отправка почты


Раздел Автоматическая отправка почты предназначен для настройки функции автоматической отправки почты, используемой как для отправки единичных писем (при отсутствии на рабочих местах почтовой программы), так и для массовой отправки писем по различным шаблонам кандидатам или контактным лицам. Кроме того, данный функционал может использоваться для отправки из программы различных уведомлений.
Для правильной настройки функции автоматической отправки почты в E-Staff может потребоваться помощь Вашего системного администратора. В отдельных случаях настройку сможет произвести только системный администратор.
  • В поле Сервер SMTP введите сетевое имя или IP-адрес почтового сервера.
  • Если на почтовом сервере используется авторизация пользователей, то установите флажок Сервер требует авторизации и введите логин и пароль.
  • Для отправки писем c использованием протокола шифрованных (защищенных) соединений установите флажок Использовать SSL (требуется TLS) либо Выделенный SSL-порт (SSMTP, требуется SSL).
  • В полях Адрес отправителя и Имя отправителя введите электронный адрес (с которого будут отправляться письма) и имя соответственно. Если необходимо, чтобы письма при массовой рассылке отправлялись с каждого клиентского места от имени работающего на нем рекрутера, то в разделе Персональные настройки–>Технические–>Отправка почты в полях Адрес отправителя и Имя отправителя введите его электронный адрес (e-mail) и имя.
  • Флажок Отправлять с сервера приложения инициирует отправку писем непосредственно с сервера E-Staff, а не с клиентского места.
  • Для проверки правильности введенных данных в поле Тестовый E-mail укажите свой электронный адрес и нажмите кнопку Отправить тестовое сообщение. При корректно введенных данных на указанный почтовый адрес придет сообщение с текстом Test.
  • Сохраните изменения.
Для использования функции автоматической отправки почты для отправки единичных писем разделе Сервис->Персональные настройки->Технические->Отправка почты необходимо указать метод отправки SMTP.

Доступ

Пользователи


Заводить пользователя в сетевой версии программы может либо администратор системы, либо пользователь с правами "Администратор приложения".
  • Для заведение нового пользователя перейдите в раздел Администрирование->Доступ->Пользователи и нажмите кнопку Новый пользователь.
Откроется карточка нового пользователя:
  • Введите имя пользователя, пароль и укажите уровень доступа пользователя.
  • Если было принято решение разделить пользователей на группы (например, для разграничения прав доступа к ряду типов объектов базы группами), то в поле Основная группа укажите группу, к которой должен относиться данный пользователь. Заведение групп осуществляется в разделе Администрирование->Доступ->Группы, а настройка уровней доступа – в разделе Администрирование->Справочники->Общие->Уровни доступа. Если изначально пользователи работали в системе без разделения на группы, то необходимо будет пересохранить созданные ранее карточки объектов (клиентов/контрагентов, вакансий и кандидатов).
Флажок Дублировать внутренние уведомления программы на E-Mail означает включение функции автоматического дублирования внутренних уведомлений программы на E-Mail пользователя с помощью функции автоматической отправки почты, без предварительного открытия уведомлений в Вашей почтовой программе. E-Mail пользователя должен быть вписан в соответствующей ему карточке сотрудника, указываемую в поле Сотрудник. Настройка функции автоматической отправки почты осуществляется в разделе Администрирование–>Общие настройки–>Автоматическая отправка почты. Для правильной настройки может потребоваться помощь Вашего системного администратора. В отдельных случаях настройку сможет произвести только системный администратор.

Группы


Заводить группу в сетевой версии программы может либо администратор системы, либо другой пользователь с правами "Администратор приложения".
  • Для заведения новой группы перейдите в раздел Администрирование->Доступ->Группы и нажмите кнопку Новая группа.
Откроется карточка новой группы:
  • Введите Наименование группы пользователей.
  • Поле Головная группа содержит ссылку на головную (родительскую) группу. Поле позволяет сформировать иерархию групп. Для групп верхнего уровня это поле не заполняется.
В поле Дочерние группы отображается список групп, для которого данная группа является головной.
Для автоматического распределения заявок, поданных через портал WebTutor или внешнюю систему кадрового учета, по определенным рекрутерам и группам (в зависимости от позиции вакансии в организационной структуре) в поле Подразделения, за которые отвечает данная группа нужно будет указать требуемые подразделения, и ответственного рекрутера (поле Рекрутер, обрабатывающий заявки на вакансии, поданные из внешней системы). В этом случае заявки, поступающие из указанных (и дочерних) подразделений, будут закрепляться за соответствующей ответственной группой и рекрутером.
Поле Включает в себя права групп позволяет при необходимости расширить область действия прав пользователей основной группы, распространив их и на другие группы, т.е. предоставить доступ к объектам и других групп, добавив эти группы кнопкой Выбрать группы.
В поле Комментарий при необходимости можно ввести произвольную дополнительную информацию по группе.

Нумерация


Раздел Объекты позволяет изменять стандартный способ нумерации карточек кандидатов, вакансий и других объектов программы.
Вы можете задавать стандартный префикс для номеров, их разрядность, следующий по порядку номер, а также перестраивать нумерацию.

Дополнительные поля


Вы можете расширять стандартные карточки кандидата, вакансии, структурного подразделения, организации, заказчика и события дополнительными полями, используемыми в Вашей компании. Для этого используется раздел Администрирование->Сервис->Дополнительные поля.
Дополнительные поля могут быть добавлены в карточку выбранного типа объекта на вкладку Общие сведения(по умолчанию карточки всех объектов открываются на этой вкладке) или могут быть вынесены на отдельную созданную вкладку.
У пользователя, который будет создавать дополнительные поля, должны быть права на редактирование общих настроек.

Для расширения стандартных карточек дополнительными полями откройте соответствующий тип объекта.
Нажмите кнопку Новый элемент данных, появится форма с настройками дополнительного поля.
Введите наименование и тип нового элемента.
Поле Идентификатор заполняется автоматически, его значение изменять не нужно. Поле Тип данныхопределяет, какого типа информация будет храниться в данном поле.
Строка – если информация, которую Вы будете вносить в данное поле – текст.
Целое число – если информация, которую Вы будете ввносить будет целым числом.
Действительное число – если информация, которую Вы будете вносить в данное поле, будет числом, и есть вероятность, что данное число может быть отрицательным.
Флаг – поле флагового типа (да/нет в зависимости установлен флажок либо снят).
Дата – если в поле будет вноситься информация в формате даты.
Применительно к типу данных Строка:
  • Флажок Многострочное поле позволяет создать поле высотой более одной строки (параметр Высота).
  • В поле Ссылка на справочник можно указать привязку к любому справочнику программы(Специальности, Регионы и т.д., а такжек созданному собственному справочнику - см. Собственные справочники). Флажок Выбор из нескольких значений включит для пользователя возможность указания сразу нескольких значений выбранного справочника.
Применительно к типу данных Целое число:
  • В поле Ссылка на объект можно указать привязку к списку объектов выбранного типа (Структурное подразделение, Вакансия и т.д.). Флажок Выбор из нескольких значений включит для пользователя возможность указания сразу нескольких значений из списка объектов выбранного типа.
Ширина дополнительного поля регулируется задаваемым числовым значением в процентах или символах в полеШирина.
Расположением дополнительных полей можно управлять (располагать в строку, добавлять поясняющие надписи, выносить на отдельную вкладку).
Для размещения дополнительных полей в одну строку:
  • создайте управляющий элемент LINE (указатель начала строки), нажав кнопку Новый управляющий элемент и указав тип управляющего элемента Начало строки.
  • создайте управляющий элемент LINE-END (указатель конца строки), нажав кнопку Новый управляющий элемент и указав тип управляющего элемента Конец строки.
  • с помощью команд Переместить выше/Переместить ниже контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши, расположите управляющие элементы LINE и LINE-END таким образом, чтобы требуемые дополнительные поля находились между ними.
Для визуально-смыслового структурирования дополнительных полей можно добавить поясняющую надпись над ними:
  • создайте управляющий элемент LABEL (указатель надписи), нажав кнопку Новый управляющий элемент и указав тип управляющего элемента Надпись.
  • с помощью команд Переместить выше/Переместить ниже контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши, расположите управляющий элемент LABELнад темидополнительными полями, над которыми должна располагатьсяпоясняющая надпись.
Для размещения в структуре карточки дополнительных полей на отдельной вкладке:
  • создайте управляющий элемент PAGE (указатель начала раздела), нажав кнопку Новый управляющий элемент и указав тип управляющего элемента Начало раздела.
  • создайте управляющий элемент PAGE-END (указатель конца раздела), нажав кнопку Новый управляющий элемент и указав тип управляющего элемента Конец раздела.
  • с помощью команд Переместить выше/Переместить ниже контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши, расположите управляющие элементы PAGE и PAGE-END таким образом, чтобы размещаемые дополнительные поляс необходимымиуправляющими элементами находились между ними.
Добавленные Вами поля будут доступны в соответствующих карточках после перезапуска сервера E-Staff (в сетевой версии) и программы.

Внешние учетные записи


В сетевой версии программы администратор приложения имеет возможность централизованного добавления регистрационных данных пользователей от работных сайтов.
  • Откройте раздел Администрирование->Сервис->Внешние учетные записи.
  • Для добавления новой учетной записи работного сайта нажмите кнопку Новый элемент.
  • В поле Тип Выберите Работный сайт.
  • В поле Работный сайт выберите сайт, для взаимодействия с которым производится настройка.
  • В поля Логин, Пароль введите данные от учетной записи пользователя, под которыми он зарегистрирован на данном работном сайте.
  • В поле Пользователь выберите пользователя программы – владельца данной учетной записи.
Для проверки правильности введенных данных нажмите кнопку Проверить аккаунт. При корректно введенных данных появится сообщение об успешно пройденной проверке. Сохраните изменения.

Справочники


Раздел Администрирование->Справочники содержит справочники, используемые внутри программы. Общие для всех объектов справочники вынесены в подраздел Общие, остальные же, используемые только в тех или иных объектах (контрагенты, вакансии, кандидаты) - в отдельные соответствующие подразделы.
Справочники, в зависимости от назначения, могут быть одноуровневыми (например, Бренды, Статьи затрат), либо иерархическими.
Выбор того или иного элемента справочника при работе с программой производится из выпадающего списка или в диалоговом окне с функцией поиска. Способ выбора элемента каждого из справочников задается в разделе Администрирование->Справочники в окне его свойств, вызываемом по правой кнопке мыши (Свойства справочника) в свободной области возле поля Поиск по тексту. Там же можно включить режим сортировки элементов справочника по их наименованию.
  • Для добавления нового элемента справочника нажмите кнопку Новый элемент. Для иерархических справочников в поле Родительский элемент укажите элемент вышестоящего уровня.
Измененные пользователем стандартные элементы справочников помечаются в графе Тип элемента символом (*). Для сброса измененного элемента справочника в первоначальное состояние, заданное в дистрибутиве программы, щелкните на этом элементе правой кнопкой мыши, выберите пункт Сбросить в первоначальное состояние и следуйте далее указаниям программы.
  • Для добавления нового элемента справочника на основе существующего, в карточке имеющегося элемента нажмите кнопку Файл->Создать дубликат карточки.
  • Для удаления элемента справочника выделите его в списке и, нажав правой кнопкой мыши, выберите пункт Удалить, или на клавиатуре нажмите клавишу Delete.
Примечание. Стандартные элементы отдельных справочников невозможно удалить, т.к. они могут быть связаны с работой сразу нескольких модулей программы либо с протоколами обмена при интеграции с внешними системами или сайтами.

Общие

Приложения к карточкам


Справочник Приложения к карточкам содержит список используемых в системе приложений к карточкам объектов. Вместе с программой поставляются несколько стандартных приложений, наиболее часто используемых при работе с теми или иными объектами, но при необходимости Вы можете редактировать существующие и добавлять собственные.
  • Для добавления нового приложения нажмите кнопку Новый элемент
  • В открывшемся окне введите Наименование приложения.
  • Выберите Базовый объект для указания принадлежности к тому или иному объекту, определяющей, в каких карточках возможно будет добавлять такое приложение.
Опция Добавлять автоматически при создании новой карточки означает автоматическое формирование приложения данного типа (при необходимости - по заданному начальному шаблону) при создании карточки указанного базового объекта (вакансии, кандидата, организации или физического лица).
  • Укажите необходимый Тип приложения (обычный Текст, Форматированный текст или Файл).
В случае выбора типа приложения Форматированный текст появится возможность связки создаваемого приложения с дополнительными шаблонами.
Опция Разрешить прикрепление нескольких файлов включает возможность добавления приложения данного типа, включающего в себя не один, а несколько файлов. Опция доступна только для приложений типа “Файл”.
Опция Шаблон MS Word для печати и отправки по e-mail позволяет прикрепить, например, фирменный бланк организации, чтобы при распечатывании документа или отправке письма по электронной почте это приложение формировалось на фирменном бланке.
Опция Начальный шаблон позволяет задать некоторый начальный шаблон, чтобы при добавлении приложения в карточке объекта оно формировалось на основе этого шаблона.

Шаблоны писем


Программа E-Staff Рекрутер позволяет отправлять письма отобранным кандидатам и заказчикам по стандартным шаблонам. Для отправки писем по шаблонам Вы можете использовать кнопки Начальный email и Резюме у заказчика в карточке отобранного кандидата. Вместе с программой поставляется более десятка стандартных шаблонов писем.
При необходимости Вы можете редактировать существующие шаблоны и добавлять собственные. Для этого используется раздел Администрирование->Справочники->Шаблоны писем.
  • Для добавления нового шаблона нажмите кнопку Новый элемент.
  • В открывшемся окне введите Наименование шаблона (Вы будете видеть его в списке при выборе шаблона для отправки), укажите Тип получателя (шаблон для контактного лица, кандидата, пользователя, фиксированного адресатаили для записи во внешнем календаре), тему и текст письма. Если выбран тип получателя - Пользователь, то необходимо проверить, что в настройках пользователей (раздел Администрирование->Доступ->Пользователи) указан соответствующий сотрудник и в карточке этих сотрудников вписан E-Mail.
В теле письма по аналогии со стандартными шаблонами, вы можете использовать стандартные вычисляемые элементы (ФИО, вакансия, подпись), на место которых программа будет подставлять фактические значения.
Примечание: для корректного формирования сообщений с вычисляемыми элементами необходимо, чтобы на момент создания сообщения в карточке присутствовали данные, которые подставляет тот или иной вычисляемый элемент.
Для добавления файла, наличие которого обязательно при создании сообщения по данному шаблону, напротив надписи Статистические вложенные файлы нажмите кнопку «+» (Добавить), укажите файл и нажмите кнопку Открыть.
Для добавления файла из приложения карточки, напротив надписи Вложенные файлы из карточки нажмите кнопку «+» (Добавить), укажите имя файла (можно использовать вычисляемые элементы), тип приложения и исходный объект, из которого приложение указанного типа будет подгружаться. Если это приложение может присутствовать не во всех карточках, то установите флажок Не прикреплять файл в случае его отсутствия внутри карточки.
Поле Скрипт предназначено для ввода программного кода сценария, который будет выполняться при вызове шаблона, для реализации дополнительных функций (разрабатывается индивидуально).
Если требуется чтобы факт отправки сообщения по данному шаблону фиксировался, установите флажок Регистрировать факт отправки письма в виде события и выбрать необходимое событие.

Флажок Новая группа в меню позволяет при открытии списка шаблонов из карточки отделить этот шаблон вместе с теми, которые ниже его в общем списке шаблонов, от остальных.
Указав группу в поле Использовать только внутри группы пользователей, можно ограничить доступность текущего шаблона для пользователей пределами указанной группы.
Поскольку в многопользовательской версии программы все пользователи используют общие шаблоны, каждому пользователю необходимо заполнить шаблон своей подписи в разделе Сервис->Персональные настройки(пункт Подпись).

Шаблоны SMS


Программа E-Staff Рекрутер позволяет отправлять короткие сообщения (SMS) отобранным кандидатам и заказчикам на мобильный телефон по заранее подготовленным шаблонам. Для выбора требуемого шаблона для отправки SMS Вы можете использовать кнопку с изображением моб.телефона в карточке кандидата или заказчика.
Настройка функции отправки SMS осуществляется в разделе Администрирование–>Справочники–>Интеграция–>SMS-шлюзы. Для правильной настройки может потребоваться помощь Вашего системного администратора. В отдельных случаях настройку сможет произвести только системный администратор.
Для добавления шаблонов SMS используется раздел Администрирование->Справочники->Шаблоны SMS.
  • Для добавления нового шаблона нажмите кнопку Новый элемент.
  • В открывшемся окне введите Наименование шаблона (Вы будете видеть его в списке при выборе шаблона SMS для отправки), укажите Тип получателя (шаблон для контактного лица, кандидата, пользователя или фиксированного номера), и наберите текст сообщения. Если выбран тип получателя - Пользователь, то необходимо проверить, что в настройках пользователей (раздел Администрирование->Доступ->Пользователи) указан соответствующий сотрудник и в карточке этих сотрудников вписан мобильный телефон.
В тексте сообщения Вы можете использовать стандартные вычисляемые элементы (ФИО, вакансия, дата запланированного события), на место которых программа будет подставлять фактические значения.
Примечание: для корректного формирования сообщений с вычисляемыми элементами необходимо, чтобы на момент создания сообщения в карточке присутствовали данные, которые подставляет тот или иной вычисляемый элемент.
Если создаваемый шаблон не предназначен для отправки SMS вручную из карточки кандидата или заказчика, установите флажок Скрыть шаблон из списка доступных для выбора пользователем.
Если требуется чтобы факт отправки сообщения по данному шаблону фиксировался, установите флажок Регистрировать факт отправки в виде события и выбрать необходимое событие.

Флажок Новая группа в меню позволяет при открытии списка шаблонов в карточке отделить этот шаблон вместе с теми, которые ниже его в общем списке шаблонов, от остальных.
Указав группу в поле Использовать только внутри группы пользователей, можно ограничить доступность текущего шаблона для пользователей пределами указанной группы.
Поскольку в многопользовательской версии программы все пользователи используют общие шаблоны, каждому пользователю необходимо заполнить шаблон своей подписи в разделе Сервис->Персональные настройки(пункт Подпись).

Регионы



Справочник Регионы содержит список регионов (областные центры, области, районные центры нескольких стран), используемых в системе.
Данный справочник имеет настраиваемый механизм загрузки. Для заполнения справочника необходимыми для работы регионами выполните следующие действия:
  • нажмите кнопку Загрузить. Откроется окно загрузки справочника регионов.
  • выберите страну и укажите тип подгружаемых регионов переключением режима Глубина загрузки. В нижней части окна появится соответствующий список регионов (предварительно выделенных).
  • для заполнения справочника полным списком регионов согласно указанным настройкам нажмите ОК.
  • для заполнения справочника только отдельными регионами выделите их в списке и нажмите ОК.

Уровни доступа


Каждому пользователю в сетевой версии программы присваивается определенный уровень доступа (обычно Стандартный пользователь), ограничивающий права доступа к тем или иным разделам (функциям) программы.
После установки программа содержит следующие уровни доступа:
  • Администратор приложения – у пользователя отсутствуют какие-либо ограничения в программе.
  • Стандартный пользователь – пользователь имеет полный доступ к базе данных, но не может редактировать раздел Администрирование.
Настройка уровней доступа производится в разделе Администрирование->Справочники->Общие->Уровни доступа изменением набора флажков.

Карточка уровня доступа содержит следующий набор флажков:
Полный доступ. Пользователь может производить любые действия наравне с администратором, в том числе заведение новых пользователей и изменение их прав. Если данный флажок отмечен, значения всех остальных флажков игнорируются.
Разрешено удаление данных из корзины. Если данный флажок отмечен, пользователь имеет право на окончательное удаление данных из корзины, а также на обратное восстановление удаленных данных.
Разрешено редактирование общих настроек. Разрешает данному пользователю изменение любых данных в разделе Администрирование, кроме подразделов Пользователи, Группы и Уровни доступа.
Разрешено редактирование пользователей и групп. Разрешает данному пользователю заведение новых пользователей/групп и изменение их прав.
Разрешен просмотр объектов с ограниченным доступом. Разрешает данному пользователю работать с вакансиями с ограниченным доступом (эксклюзивные вакансии).
Доступ только на просмотр. Если данный флажок отмечен, пользователь имеет доступ к системе только в режиме просмотра.
Запрещено удаление любых объектов. Включение данной настройки запрещает пользователю удалять какие-либо объекты из E-Staff (вакансии, кандидаты, события и др.).
Запрещена смена пользователя в любой карточке. Включение данной настройки запрещает смену владельца карточки.
Запрещена смена группы в любой карточке. Включение данной настройки запрещает смену группы, указанной в карточке.
Запрещено копирование и экспорт списков на экране. Включение данной настройки запрещает печать, копирование списков и их экспорт в MS Excel или OpenOffice Calc.
Запрещено редактирование контрагентов. Включение данной настройки запрещает любые действия с карточками (в том числе их создание) в разделе Контрагенты (для Кадровой службы) или Клиенты (для Рекрутингового агентства).
Запрещен просмотр контрагентов других групп. Если данный флажок отмечен, пользователь не может открывать карточки Контрагентов (для Кадровой службы) или Клиентов (для Рекрутингового агентства), если они относятся к пользователям из другой группы.
Запрещен просмотр штатных должностей вне корневого подразделения группы. Включение данной настройки разрешает просмотр только тех штатных должностей, которые привязаны к корневому подразделению, указанному в настройках группы рекрутера. Рекрутеры, включенные в такую группу, в главном окне программы в разделе Штатные должности будут видеть штатные должности, относящиеся к их корневому подразделению.
Запрещен просмотр календарей других пользователей. Если данный флажок отмечен, пользователь не может просматривать события и данные из календарей других пользователей.
Запрещен просмотр календарей других групп. Включение данной настройки разрешает пользователю просматривать календари и события только своей группы.
Запрещено редактирование структурных подразделений. Включение данной настройки запрещает внесение изменений в карточках структурных подразделений, в том числе их создание или удаление.
Запрещен просмотр вакансий других пользователей. Включение данной настройки разрешает пользователю просматривать только те вакансии, которые за ними закреплены.
Запрещен просмотр вакансий других групп. Включение данной настройки разрешает просматривать вакансии, закрепленные за пользователями только своей группы.
Запрещено редактирование вакансий других пользователей, включение данной настройки разрешает рекрутерам редактировать только те карточки вакансий, которые закреплены за ними.
Запрещен просмотр кандидатов других пользователей. Если данный флажок отмечен, пользователь не может просматривать кандидатов других пользователей.
Запрещен просмотр кандидатов, отобранных на вакансии других пользователей и дошедших до определенного статуса. Включение данной настройки запрещает пользователю просматривать кандидатов, отобранных на вакансии других пользователей, и дошедших до указанного в поле Статус скрываемого кандидата статуса.
Запрещено редактирование кандидатов других пользователей. Включение данной настройки разрешает пользователю редактировать только те карточки кандидатов, которые закреплены за ними.
Примечание. Данный запрет не распространяется на действия, производимые над кандидатом.
Запрещено редактирование кандидатов, находящихся в работе у других пользователей. Включение данной настройки запрещает редактирование тех кандидатов, с которыми уже проводятся какие-либо действия по вакансиям, закрепленным за другими пользователями.
Примечание. Данный запрет не распространяется на действия, производимые над кандидатом.
Запрещен просмотр кандидатов других групп. Включение данной настройки позволяет пользователю видеть только тех кандидатов, которые закреплены за их группой.
Запрещен просмотр содержимого карточек кандидатов других групп. Включение данной настройки позволяет пользователю видеть кандидатов, закрепленных за другой группой, но запрещает просматривать содержимое этих карточек.
Запрещен просмотр приложений к карточкам кандидатов других групп. Включение данной настройки запрещает пользователю просматривать отдельные виды приложений к карточкам кандидатов, закрепленных за другой группой. Перечень скрываемых видов задается в поле Тип приложения.
Запрещено изменение даты открытия вакансии. Включение данной настройки запрещает пользователю изменять значение поля Дата открытия в карточке вакансии.
Запрещено изменение планового срока закрытия вакансии. Включение данной настройки запрещает пользователю изменять значение полей Плановый срок и Закрыть до в карточке вакансии.
Запрещен просмотр выручки агентства по вакансии. Включение данной настройки запрещает пользователю просмотр финансовой информации по вакансии, указанной в полях Стоимость и Гонорар консультанта в разделе Доп. сведения карточки вакансии.
Выбор клиента в карточке вакансии ограничен своими компаниями. Включение данной настройки позволяет пользователю прикреплять к карточке вакансии только тех клиентов, которые закреплены за ним.
Разрешить просмотр кандидатов только определенных статусов. Разрешает данному пользователю работать только с теми кандидатами других пользователей, которые находятся в одном из статусов, указанных в поле Статус кандидата.
Запрещен просмотр вакансий вне собственного подразделения. Включение данной настройки запрещает пользователю просмотр вакансий вне своего корневого подразделения.
Запрещено открытие карточки кандидатов, не рассматриваемых на вакансии внутри собственного подразделения. Включение данной настройки запрещает пользователю работу с кандидатами, рассматриваемыми на вакансиях вне своего корневого подразделения.
Примечание. Если изначально пользователи работали в системе без разделения на группы, а теперь было принято решение это сделать, или были внесены изменения в настройки уровней доступа в части групповых запретов необходимо пересохранить созданные ранее карточки объектов (клиентов/контрагентов, вакансий и кандидатов).

Станции метро


Справочник Станции метро содержит список станций метрополитена одного либо нескольких городов.
Для заполнения справочника необходимыми для работы станциями метро выполните следующие действия:
  • нажмите кнопку Загрузить. Откроется окно выбора города, станции метро которого возможно загрузить.
  • для заполнения справочника списком станций метро выберите город и нажмите ОК.

Типы событий


Справочник Типы событий содержит список всех возможных типов событий, используемых в системе.
Большинство типов событий обозначает соответствующий статус объекта, к которому оно относится (например, Интервью состоялось, Резюме у руководителя, Испытательный срок). Также тип события может не обозначать никакого статуса, (например Пометка, Встреча).
Общие сведения:
Поле Базовый объект обозначает тип объекта, к которому относится событие. Для большинства событий в E-Staff Рекрутер базовым объектом является кандидат.
Флажок Определяет статус объекта обозначает, что последнее по хронологии событие данного типа обозначает статус объекта.
Флажок Запись в календаре применительно к кандидатам обозначает, что при заведение нового события предварительно откроется окно календаря для выбора даты и времени события.
Переключатель Единовременное событие/Временной интервал обозначает, является ли событие (статус) единовременным (например, Отклик на вакансию) или длящимся во времени (например, Интервью, Оффер).
Флажок Использовать комнаты обозначает, что для события данного типа можно выбрать комнату из списка комнат, с тем чтобы учитывать их занятость.
Флажок Привязывать к контрагенту обозначает, что в карточке соответствующего события появится поле Компания, содержащее ссылку на объект Организация.
Флажок Привязывать к вакансии обозначает, что в карточке соответствующего события появится поле Вакансия, содержащее ссылку на объект Вакансия.
Флажок Вести список участников обозначает, что в карточке соответствующего события будет храниться отдельный список участников по данному событию.
Флажок Утверждение несколькими участниками обозначает, что для включения признака завершения "состоялось" необходимо положительное решения каждого из участников события.
Флажок Заполнение участниками оценочной формы обозначает, что каждый их участников должен заполнить указанный опросный лист.

Область Признаки завершения содержит список возможных признаков завершения для данного события. Набор этих признаков зависит от сущности события.
Событие в общем случае может планироваться на будущее (признак «Запланировано»), затем оно наступает (признак «Состоялось»). Если оно длится определенное время, то оно может пройти успешно (признак «Пройдено») или неуспешно (признак «Не пройдено»).
Дополнительно событие может быть отменено (признак «Отменено»).
Кроме стандартных, при необходимости можно добавлять пользовательские признаки завершения (Добавить признак завершения->Пользовательский), но перед этим убедитесь, что ни один из стандартных признаков Вам действительно не подходит.

Доп. сведения:
Флажок Показывать отдельной кнопкой в левой части карточки кандидата обозначает, что событие входит в основную цепочку рассмотрения кандидата, и будет отображаться в левой части карточки кандидата отдельной кнопкой.
Поле Заголовок кнопки становится доступным для изменения при включенной опции Показывать отдельной кнопкой в левой части карточки кандидата.
Флажок Создать отдельный раздел программы для событий данного типа обозначает, что в разделе Событиядобавится соответствующий подраздел для выноса списка событий данного типа.
Поле Актуально только для группы позволяет ограничить в карточке кандидата доступность события данного типа для пользователей пределами их групп.
Флажок Выгружать во внешний календарь обозначает, что при назначении события его копия будет выгружаться во внешний календарь того пользователя, который сохранил карточку события. Функция будет активна при включенной опции Запись в календаре в разделе Общие сведения, выбранном внешнем календаре в разделе Персональные настройки->Календарь и установленном модуле в разделе Персональные настройки->Модули к внешним программам (при использовании MS Outlook или Lotus Notes).
Флажок Предварительно выбирать время, используя встроенный календарь обозначает, что для выбора времени планируемого события будет использован внутренний календарь программы.
Флажок Открывать событие во внешнем календаре обозначает, что при заведении события соответствующего типа будет создано и открыто событие во внешнем календаре пользователя. Если этот флажок снят, но включена опция Вести список участников в разделе Общие сведения, то программой будет произведена автоматическая отправка уведомлений участникам мероприятия об этом событии.

Статусы:
Поле Стандартное наименование определяет наименование соответствующего статуса объекта. По умолчанию наименование статуса объекта определяется как наименование события, плюс признак завершения.
Флажок Деактивирует объект обозначает, что объект с данным статусом переходит в неактивное состояние (обозначается серой картинкой). Примеры таких статусов - Кадровый резерв, Отклонен рекрутером, Принят на работу.
Флажок Статус подразумевает необходимость принятия решения пользователем для события по кандидату обозначает, что ответственным за то, что кандидат до сих пор находится в данном статусе, является рекрутер. Например, статусы Отклик на вакансию, Интервью состоялось, Резюме одобрено заказчиком обозначают, что рекрутер должен либо отклонить кандидата, либо предпринять какие-либо активные действия по дальнейшей работе с кандидатом и переводе его в следующий статус. Кандидаты с данными статусами будут отображаться в разделе Кандидаты->Принять решение (при условии нахождения в данном статусе не более 90 дней).
Флажок Создать отдельный раздел программы для объектов сданным статусом применительно к кандидатам обозначает, что в основном разделе Кандидаты по статусу появится соответствующий раздел.
Флажок Запрашивать подтверждение пользователя означает, что при переводе в данный статус будет появляться диалоговое окно с запросом на подтверждение.
Флажок Показывать диалоговое окно для ввода комментария означает, что при переводе в данный статус будет появляться диалоговое окно для ввода комментария.
Флажок При переводе в данный статус открывать карточку события для ввода дополнительной информации применительно к кандидатам обозначает, что при переходе события в данный статус откроется карточка события, в которую можно будет внести дополнительную информацию.
Флажок Наличие комментария обязательно обозначает, что система не разрешит добавить событие без заполнения поля Комментарий комментарием минимально указанной длины (поле Минимальная длина комментария).
Поле Начальный шаблон комментария позволяет задать некоторый начальный шаблон, чтобы при появлении диалогового окна для ввода комментария оно формировалось на основе этого шаблона.
Поле Предельный срок нахождения определяет максимальный нормативный срок, в котором объект может находится в данном статусе. Если объектом является кандидат, то истечении предельного срока он будет отображаться в разделе Кандидаты->Статус просрочен (при условии нахождения в данном статусе не более 90 дней).
Флажок Требует привязки кандидата к вакансии обозначает, что система не позволит перевести кандидата в данный статус, пока кандидат не будет отобран на какую-либо активную вакансию или пока вакансия не будет предварительно выделена в списке Рассматривается на вакансии (в случае рассмотрения кандидата на несколько активных вакансий).
Флажок Определяет кандидата в качестве финального по вакансии обозначает, что, при наступлении указанного статуса кандидат помечается в качестве финального кандидата по той вакансии, на которую он рассматривается.
Флажок Изменяет статус вакансии обозначает, что, при наступлении указанного статуса меняется статус вакансии, на которую рассматривается кандидат.
Флажок При наступлении автоматически переводит объект в следующий статус обозначает, что при наступлении данного статуса объект будет автоматически переходить в следующий указанный статус. Например, при наступлении статуса Резюме одобрено руководителем кандидат может переводиться в статус Оценка руководителями.

Подраздел Действия:
Тип действия - ссылка служит для указания дополнительного действия (Отправить E-mail или Выполнить скрипт), которое необходимо выполнить перед/после перехода события в данный статус.
Отправить E-mail обозначает, что при переходе события в данный статус объекту будет отправлено сообщение по указанному шаблону. Кроме того, есть возможность задания нескольких альтернативных шаблонов для письма с помощью кнопки Выбор элемента справочника.
Флажок Отправлять участникам обозначает, что при переходе в данный статус участникам события будет автоматически сформировано сообщение по указанному шаблону для отправки. Опция становится доступной при установленном флажке Вести список участников в разделе Общие сведения.

Специальности


По умолчанию программа использует двухуровневый справочник специальностей, поставляемый вместе с программой.
Вы можете вручную отредактировать стандартный справочник специальностей в разделе Администрирование–>Справочники–>Общие–>Специальности.
Если справочник специальностей представлен в формате программы Microsoft Excel (XLS), то его возможно сформировать автоматически, загрузив данные из такого xls-файла в E-Staff.
Внимание! При выполнении описанного импорта стандартные элементы справочника специальностей будут удалены.
  • Для загрузки справочника специальностей из xls-файла нужно зайти в раздел Администрирование–>Справочники–>Общие–>Специальности и нажать кнопку Импорт из MS Excel.
  • В открывшемся окошке указать xls-файл и нажать кнопку Открыть.
  • Запустится импорт и после его завершения в разделе Специальности появится подгруженный справочник специальностей.
Формат файла XLS для импорта специальностей
Первый столбец файла является корневым, т.е. может содержать специальность и (или) наименование категории (для построения иерархического справочника специальностей). Каждый последующий столбец является подчиненным, т.е. может содержать построчный набор специальностей (завершение ветви иерархии) и (или) наименование подкатегории (углубление иерархии).

Направления подбора


Справочник Направления подбора содержит список направлений, используемых в процессе подбора персонала, для указания в карточке вакансии.
При необходимости Вы можете редактировать, удалять существующие элементы этого справочника и добавлять собственные.
Карточка настроек направления подбора имеет следующую структуру:
Наименование: Наименование направления подбора.
Плановый срок: Максимальный срок поиска по вакансии, который будет автоматически заполняться в карточке вакансии при выборе данного направления подбора. Может устанавливаться в днях, рабочих днях или месяцах.

Навыки



Справочник Навыки содержит список навыков, используемых в системе для быстрого указания их в карточке кандидата.
По умолчанию справочник заполнен списком иностранных языков.

Создание простого навыка
· нажмите кнопку Новый элемент.
· введите наименование, установите флажок Уровни и с помощью кнопки «+» (Добавить уровень) добавьте необходимое количество уровней, характеризующих создаваемый навык.
Создание группы навыков
· нажмите кнопку Новый элемент для создания родительского элемента группы навыков.
· введите наименование, установите флажки Уровни и Группа навыков (последний используется, чтобы программа запрещала указывать в качестве навыка головной группирующий элемент - это необходимо для тех случаев, когда уровень владения должен указываться для конкретного навыка) и с помощью кнопки «+» (Добавить уровень) добавьте необходимое количество уровней, характеризующих создаваемую группу навыков.
· нажмите кнопку Новый элемент для создания подчиненного элемента группы навыков.
· введите наименование, укажите соответствующий родительский элемент, установите флажки Уровни и Использовать уровни головной группы (последний используется, чтобы к данному элементу применились те же уровни владения навыком, что указаны в родительском элементе).
Как пример, можно рассмотреть настройки уже включенной в программу группы навыков Иностранный язык. В головном элементе Иностранный язык установлен флажок Группа навыков, чтобы программа запрещала указывать в качестве навыка данный элемент (т.к. уровень владения должен указываться для конкретного языка) и введены уровни, которые будут использовать все подчиненные объекты.
В созданных подчиненных элементах (английский, немецкий и т.д.) указан соответствующий родительский элемент (Иностранный язык) и установлен флажок Уровни, так как для этих элементов будут использоваться характеризующие их уровни. Иностранных языков много, но перечень уровней владения для каждого языка одинаков, поэтому в этих подчиненных элементах установлен флажок Использовать уровни головной группы.

Вакансии

Основания появления вакансий


Справочник Основания появления вакансий содержит список оснований появления вакансий, используемых в системе, для быстрого указания их в поле Основание появления карточки вакансии.
При необходимости Вы можете редактировать, удалять существующие элементы этого справочника и добавлять собственные.

Статусы вакансий


Справочник Статусы вакансий содержит список всех возможных статусов вакансий, используемых в системе, и предназначен для указания текущего статуса вакансий.

При необходимости Вы можете редактировать существующие элементы этого справочника и добавлять собственные.

Шаблоны вакансий


Справочник Шаблоны вакансий содержит список созданных пользователем шаблонов вакансий для возможности быстрого заполнения раздела Объявление в Интернет карточки вакансии по заранее подготовленному шаблону. Для выбора шаблона используется поле Шаблон для публикации в разделе Доп. сведения карточки вакансии.
Создание собственных шаблонов вакансий производится в разделе Администрирование –> Справочники –> Вакансии –> Шаблоны вакансий с помощью кнопки Новый элемент в правом верхнем углу.
Карточка шаблона вакансии имеет следующую структуру:

Раздел Общие сведения:
Наименование: Наименование шаблона вакансии.
Специальность: Классификатор объектов по специальностям (значение из справочника).
Регион: регион будущего места работы (значение из справочника). Используется в том случае, если компания ведет детальность в нескольких регионах.

Раздел Объявление в Интернет:
Вкладки Общее, Описание, Раздельное описание используются для заполнения информацией, необходимой для размещения. Поля вкладки Раздельное описание используются для заполнения при размещении вакансии на сайте superjob.ru и становятся доступными при установленном флажке superjob.ru.

Кандидаты

Источники импорта резюме


Справочник Источники импорта резюме служит для настройки E-Staff Рекрутер для импорта резюме из одного или нескольких почтовых ящиков, а также из папки на диске. Ввиду многообразия почтовых программ и способов подключения к почтовым ящикам, для осуществления правильной настройки E-Staff Рекрутер Вам может потребоваться помощь Вашего системного администратора. В отдельных случаях настройку может произвести только системный администратор.
Поле Наименование используется только для визуального различия между несколькими источниками и может содержать произвольный текст.
Поле Владелец источника содержит пользователя системы, которому принадлежит данный источник. Если владелец не указан, источником могут пользоваться все пользователи системы.
Поле Тип источника позволяет установить тип источника - почтовый ящик либо папку на диске.
Пункт Метод доступа используется для выбора способа взаимодействия с почтовой программой (почтовым ящиком).
Метод доступа Simple MAPI является стандартным методом, предложенным компаний Microsoft для доступа к почтовым ящикам тех программ, которые поддерживают данный метод. В действительности, данный метод доступа поддерживают только программы Outlook Express и Microsoft Outlook, причем только для ящика, находящегося на Вашем компьютере и используемого по умолчанию (Входящая почта или Inbox).
Метод доступа Extended MAPI также является стандартным методом, предложенным компаний Microsoft для доступа к почтовым ящикам различных программ, но поддерживается только программой Microsoft Outlook. Данный метод позволяет обрабатывать любой ящик и любую папку внутри Microsoft Outlook, вне зависимости от типа ящика и типа Вашего почтового сервера.
Метод доступа POP3 позволяет программе напрямую (минуя Вашу почтовую программу) обращаться к Вашему почтовому серверу и обрабатывать почтовый ящик. Не рекомендуется использовать данный метод, если Вы планируете просматривать письма в ящике как при помощи E-Staff Рекрутер, так и при помощи Вашей почтовой программы, поскольку в E-Staff и Вашу почтовую программу будут загружены свои копии писем, и Вам придется делать двойную работу по их разбору.
Метод доступа IMAP также позволяет программе напрямую (минуя Вашу почтовую программу) обращаться к Вашему почтовому серверу и обрабатывать почтовый ящик. Данный метод является более совершенным, чем POP3, поскольку позволяет отмечать письма, содержащие резюме как прочитанные непосредственно в Вашем почтовом ящике на сервере. Таким образом, результат обработки ящика будет виден в Вашей почтовой программе.
Ниже приведены основные рекомендации по выбору метода доступа для ряда наиболее популярных почтовых программ:

Если Вы используете Outlook Express:
Если Ваша почта загружается в локальный почтовый ящик на Вашем компьютере - Входящая почта или Inbox, выберите метод Simple MAPI. В этом случае для нормального функционирования Outlook Express должен быть выбран в Windows как используемый по умолчанию. Для этого:
· · Запустите программу Internet Explorer и выберите команду Свойства обозревателя... (Internet Options...) из меню Сервис (Tools).
· · В открывшемся окне диалога выберите закладку Программы (Programs).
· · В списке напротив электронной почты (E-mail) выберите Outlook Express и нажмите OK.
При этом программа сможет обрабатывать только письма, находящиеся непосредственно в этом ящике. Дополнительные папки обрабатываться не будут.
Если почтовые ящики, которые Вы читаете при помощи Outlook Express, расположены на отдельном сервере, выберите метод доступа IMAP. Укажите Почтовый сервер (имя или IP-адрес), на котором располагается почтовый ящик, а также Логин и Пароль для доступа к ящику. Данные параметры можно посмотреть в настройках Outlook Express (меню Сервис (Tools), пункт Учетные записи… (Accounts…).
По умолчанию при использовании IMAP импорт осуществляется из папки Входящие (Inbox). Если Вы хотите обрабатывать другую папку на сервере, укажите имя папки в поле Папка.

Если Вы используете Microsoft Outlook:
Выберите метод Extended MAPI. В этом случае для нормального функционирования Microsoft Outlook должен быть выбран в Windows как используемый по умолчанию. Для этого:
· · Запустите программу Internet Explorer и выберите команду Свойства обозревателя... (Internet Options...) из меню Сервис (Tools).
· · В открывшемся окне диалога выберите закладку Программы (Programs).
· · В списке напротив электронной почты (E-mail) выберите Microsoft Outlook и нажмите OK.
Если Ваш почтовый ящик располагается в разделе Личные папки (Personal Folders), оставьте поле Почтовая база (сервер) пустым. В противном случае укажите в поле Почтовая база (сервер) имя раздела в Microsoft Outlook (имя почтового сервера), в котором находится Ваш ящик.
По умолчанию при использовании импорт осуществляется из папки Входящие (Inbox). Если Вы хотите обрабатывать другую папку, укажите имя папки в поле Папка. Если Вы хотите обрабатывать также все папки, находящиеся внутри указанной Вами папки, отметьте флажок Включая вложенные папки.

Если Вы используете Eudora или The Bat!:
Если Ваша почта загружается в локальный почтовый ящик на Вашем компьютере (Входящая почта или Inbox) через протокол POP3, попробуйте перейти на использование протокола IMAP. По этому вопросу Вам потребуется проконсультироваться с Вашим системным администратором. Если такой переход невозможен, то в поле Метод доступавыберите POP3. Укажите в поле Почтовый сервер имя или IP-адрес, на котором располагается почтовый ящик, а также Логин и Пароль для доступа к ящику. Данные параметры можно посмотреть в настройках Вашей почтовой программы.
Если Ваш почтовый ящик расположен на отдельном сервере, выберите метод доступа IMAP. Укажите в полеПочтовый сервер имя или IP-адрес, на котором располагается почтовый ящик, а также Логин и Пароль для доступа к ящику. Данные параметры можно посмотреть в настройках Вашей почтовой программы.
По умолчанию при использовании IMAP импорт осуществляется из папки Входящие (Inbox). Если Вы хотите обрабатывать другую папку на сервере, укажите имя папки в поле Папка.

Если Вы используете Lotus Notes или Novell GroupWise:
Для доступа к ящикам в этом случае на Вашем почтовом сервере должен быть включен протокол IMAP. По данному вопросу Вам необходимо предварительно проконсультироваться с Вашим системным администратором.
В поле метод доступа выберите IMAP. Укажите в поле Почтовый сервер имя или IP-адрес, на котором располагается почтовый ящик, а также Логин и Пароль для доступа к ящику.
По умолчанию при использовании IMAP импорт осуществляется из папки Входящие (Inbox). Если Вы хотите обрабатывать другую папку на сервере, укажите имя папки в поле Папка.

Карточка источника импорта резюме также содержит ряд дополнительных параметров настройки, часть из которых доступна только для определенных методов доступа:
Флажок Использовать SSL позволяет обрабатывать почтовые ящики POP3 и IMAP c использованием протокола защищенных соединений SSL (Secure Sockets Layer), такие, например, как Gmail.com.
Флажок Обновлять почтовый ящик перед началом загрузки позволяет загружать вновь пришедшие письма перед началом обработки почтового ящика.
Флажок Проверять только непрочитанные письма позволяет программе проверять только письма, помеченные как непрочитанные. Отключать данный флажок не рекомендуется, поскольку это может привести к существенному замедлению работы за счет распознавания одних и тех же писем каждый раз. В отдельных случаях, отключение данного флажка может оказаться оправданным (например, когда загрузка проводится первый раз, или если пользователь предпочитает сначала просматривать письма в свой почтовой программе, фильтровать их, и только затем проводить их загрузку в базу).
Флажок Помечать все проверенные письма как прочитанные позволяет помечать все письма, просмотренные программой, как прочитанные вне зависимости от того обнаружено ли в них резюме. Если данный флажок отмечен, после каждой загрузки все письма в почтовом ящике будут отмечены как прочитанные.
Флажок Помечать как прочитанные обработанные письма, содержащие резюме отмечен по умолчанию. Он позволяет помечать прочитанными только те письма, в которых программа обнаружила резюме и загрузила в базу. Рекомендуется отмечать данный флажок, в случае если почтовый ящик используется не только для получения резюме но и для деловой переписки сотрудника - пользователя программы.
Поле Уровень проверки на резюме позволяет регулировать степень строгости проверки писем на факт содержания в них резюме.
Набор полей Устанавливать для загруженных кандидатов позволяет установить предопределенные значения некоторых полей для резюме, загруженных из данного источника.

Источники кандидатов


Справочник Источники кандидатов содержит список источников, используемых в системе для быстрого указания в карточке кандидата источника поступления (сайт, кадровое агентство, рекомендация).
Основными источниками поступления кандидатов (они уже присутствуют в программе), как правило, являются несколько известных работных сайтов (job.ru, rabota.ru, hh.ru, hh.ua, hh.kz, rabota.mail.ru, zarplata.ru, superjob.ru). При появлении в Вашей работе других работных сайтов или прочих дополнительных источников поступления кандидатов, таких как кадровое агентство, СМИ, рекомендуем их добавить и произвести их дополнительную настройку в разделе Администрирование–>Справочники–>Кандидаты–>Источники кандидатов:
  • если новый источник поступления является организацией, то для его автоматического добавления в данный справочник в карточке контрагента можно использовать флажок Источник поступления кандидатов. В остальных случаях для создания нового источника поступления нажмите кнопку Новый элемент в правом верхнем углу.
  • в поле Наименование введите имя добавляемого источника, укажите (при необходимости) родительский элемент.
  • в поле Ключевые слова (почтовые домены) можно ввести, например, домены сайта (в т.ч. почтовые – например, домен почтового сервера кадрового агентства) или ключевое слово. Если резюме будет помещаться в базу с сайтов, имеющих указанные домены, или текст самого резюме будет содержать название этих сайтов либо ключевое слово, то поле Источник в карточке кандидата будет заполняться автоматически. В общем случае будет возможность указать требуемый источник поступления вручную двойным щелчком мыши по полю Источник.
  • если добавляемый источник является организацией, то привяжите его в поле Карточка контрагента к соответствующей заведенной ранее карточке контрагента.
  • если добавляемый источник импорта является сайтом, то установите флажок Сайт.
  • сохраните карточку источника кнопкой Сохранить и закрыть.

Интеграция

SMS-шлюзы

Для правильной настройки данного раздела может потребоваться помощь Вашего системного администратора. В отдельных случаях настройку сможет произвести только системный администратор.
Добавление SMS-шлюзов производится в разделе Администрирование–>Справочники–>Интеграция–>SMS-шлюзы с помощью кнопки Новый элемент в правом верхнем углу.
Поле Наименование используется только для визуального различия между несколькими агрегаторами и может содержать произвольный текст.
Поле Скрипт для отправки SMS предназначено для ввода программного кода сценария, который разрабатывается индивидуально под определенного SMS-агрегатора, с которым Вы работаете.
Для проверки правильности введенных данных в поле Тестовый номер телефона укажите номер мобильного телефона и нажмите кнопку Отправить тестовое сообщение. При корректно введенных данных на указанный номер придет SMS-сообщение с текстом Test.

Сценарии импорта


Сценарий импорта позволяет загружать в программу:
  • Данные по объектам различных типов (структурные подразделения, кандидаты, вакансии и т.д.), экспортированные ранее из системы E-Staff Рекрутер, и представленные, как правило, во внутреннем XML-формате
  • Данные по объектам различных типов, выгруженные ранее из внешней системы произвольного вида, и представленные в формате XML, CSV или Microsoft Excel (XLS)
Импорт данных, экспортированных ранее из системы E-Staff Рекрутер:
  • Для создания карточки настроек нового сценария импорта откройте раздел Администрирование–>Справочники–>Интеграция–>Сценарии импорта и нажмите кнопку Новый элемент.
  • Введите наименование сценария, установите переключатель на Импорт данных во внутреннем формате.
  • С помощью кнопки Просмотр укажите путь к исходной папке с данными для импорта.
  • Если необходимо загрузить не все объекты, а только новые (чтобы избежать искажения внутренней базы устаревшими данными совпадающих объектов), установите флажок Загружать только новые объекты.
  • Если необходимо загрузить не все объекты, а только объекты требуемого типа, нажмите кнопку Добавить импортируемый объект ивыберите из списка нужный.
Импорт данных в систему E-Staff Рекрутер из внешних систем:
  • Для создания карточки настроек нового сценария импорта откройте раздел Администрирование–>Справочники–>Интеграция–>Сценарии импорта и нажмите кнопку Новый элемент.
  • Введите наименование сценария, установите переключатель на Импорт данных из других программ.
  • Выберите формат исходного файла. В случае выбора формата CSV или Microsoft Excel проверьте состояние флажка Первая строка файла содержит названия полей на соответствие первой строкиВаших файлов.
  • Если информация представлена в одном файле, тоустановите переключатель на Импорт из одного файла,если в нескольких - то на Импорт из папки с файлами.
  • С помощью кнопки Просмотр укажите путь к исходной папке с данными для импорта.
  • Если первая строка импортируемых файлов содержит названия полей, то их можно подгрузить кнопкой Загрузить список полей. Названия полей могут быть произвольными, но их написание должно быть в латинице.
  • Для каждого загруженного поля введите наименование соответствующего внутреннего поля импортируемого объекта.
  • Для указания требуемого типа загружаемых объектов нажмите кнопку Добавить импортируемый объект и выберите из списка нужный.

  • В ручном режиме сценарий импорта запускается из главного меню программы командой Сервис –> Импорт -> [наименование сценария импорта].
  • Для настройки автоматической загрузки напротив надписи Фоновые задачи нажмите кнопку «+» (Создать фоновую задачу), введите имя задачи и укажите режим расписания запуска (Ежедневно в заданное время/ Через равные промежутки времени, временные параметры режима введите в полях Час, Минута / Промежуток времени соответственно).

Сценарии экспорта


Сценарий экспорта предназначен для выгрузки всех или отдельных типов объектов системы (структурных подразделений, кандидатов, вакансий и т.д.) во внутреннем XML-формате.
· Для создания карточки настроек нового сценария экспорта откройте раздел Администрирование–>Справочники–>Интеграция–>Сценарии экспорта и нажмите кнопку Новый элемент.
· Введите наименование сценария.
· С помощью кнопки Просмотр укажите путь к папке, в которую будет производиться выгрузка.
· Выберите тип объектов для выгрузки (организация, вакансия, кандидат и т.д.). Для выбора нескольких типов удерживайте клавишу Ctrl. Если ни одного типа не выбрано, то будет производиться выгрузка всех типов объектов.
· Значение поля Начиная с даты определяет начальный момент времени, начиная с которого будут выгружены объекты системы при следующем запуске сценария. После успешного выполнения сценария экспорта данное поле автоматически заполнится текущей датой. При необходимости эту поле можно заполнить вручную требуемой начальной датой.
· В ручном режиме сценарий экспорта запускается из главного меню программы командойСервис –> Экспорт -> [наименование сценария экспорта].
· Для настройки автоматической выгрузки напротив надписи Фоновые задачи нажмите кнопку «+» (Создать фоновую задачу), введите имя задачи и укажите режим расписания запуска (Ежедневно в заданное время / Через равные промежутки времени, временные параметры режима введите в полях Час, Минута / Промежуток времени соответственно).

Наборы тестов


Наборы тестов предназначены для возможности автоматического назначения кандидату заданного набора тестов на этапе тестирования, в зависимости от вакансии, на которую он рассматривается.
Создание наборов тестов производится в разделе Администрирование –> Справочники –> Интеграция–> Наборы тестов с помощью кнопки Новый элемент в правом верхнем углу.
  • введите Наименование создаваемого набора тестов.
  • нажмите кнопку Добавить тесты, появится окно со списком тестов. Если список пуст, то нажмите кнопку Загрузить справочник, при этом из внешней системы тестирования будет загружен последний актуальный справочник тестов.
  • выделите в списке требуемые для создаваемого набора тесты и нажмите ОК.

Корпоративные дизайны для публикации

Справочник Корпоративные дизайны для публикации содержит список дизайнов Вашей организации, созданных на работных сайтах, для возможности их выбора в разделе Объявление в Интернет карточки вакансии при публикации.
  • для создания карточки нового корпоративного дизайна нажмите кнопку Новый элемент в правом верхнем углу.
  • в поле Наименование введите имя добавляемого дизайна.
  • под заголовком ID на сайтах в поле работного сайта введите идентификатор Вашего корпоративного шаблона, присвоенного на этом сайте.
  • сохраните карточку дизайна кнопкой Сохранить и закрыть.

Прочие

Собственные справочники

Созданные в программе собственные справочники, так же как и стандартные, можно будет в дальнейшем привязывать к дополнительным полям.
Создание собственных справочников производится в разделе Администрирование –> Справочники –> Прочие –> Собственные справочники с помощью кнопки Новый элемент в правом верхнем углу.
  • нажмите кнопку Новый элемент данных, появится форма с настройками справочника.
  • введите Наименование создаваемого справочника.
  • поле Код заполняется автоматически, его значение изменять не нужно.
  • укажите тип ключевого поля справочника, определяющий, какого рода информация будет храниться в данном справочнике: Числовой (информация будет представлена числовыми значениями), или Строковый(информация будет представлена в виде текста).
  • если справочник подразумевает некоторую структуру, то установите флажок Иерархический справочник.
  • для включения возможности визуального выделения отдельных элементов справочника необходимо установить флажки Использовать цвет текста и/или Использовать цвет фона.
Созданный справочник появится в разделе Администрирование –> Справочники –> Прочие только после перезапуска сервера E-Staff (в сетевой версии) и последующего запуска программы.
Теперь этот справочник можно наполнить конкретными значениями:
  • выберите его в списке и с помощью кнопки Новый элементсоздайте карточкузначенийсправочника.
  • введите Наименование создаваемого значения справочника.
  • если справочник иерархический, то в поле Родительский элемент укажите головной элемент справочника. Соответственно для элементов верхнего уровня это поле заполнять не нужно.
  • если справочник поддерживает визуальное выделение элементов, то кнопкой [...] возле полей Цвет текстаи/или Цвет фона выберите желаемый цвет.

Персональные настройки


Пользовательские настройки задаются для каждого пользователя (компьютера) и могут произвольно меняться каждым пользователем без ущерба для работы остальных пользователей и системы целиком.
Для открытия окна редактирования пользовательских настроек выберите команду Персональные настройки из меню Сервис.
Окно пользовательских настроек состоит из разделов, описанных ниже.

Подпись


Поле Подпись (ФИО) для отправки писем по шаблону используется для подстановки Вашей стандартной подписи в отправляемые по шаблонам письма.

Доступ в Интернет


По умолчанию для подключения к сети Интернет в E-Staff используются настройки обозревателя Internet Explorer.
Если у Вас используется другой обозреватель, а Internet Explorer не настроен для работы с Интернет, то необходимо изменить настройки доступа в разделе Персональные настройки –> Технические –> Доступ в Интернет.
  • Переключите Способ соединения на Прямой.
  • Установите флажок Использовать прокси-сервер и укажите адрес прокси-сервера и порт.
  • Если на прокси-сервере используется авторизация пользователей, то независимо от способа соединения необходимо указать логин и пароль пользователя в соответствующих полях Авторизации для прокси-сервера.
Для проверки корректности настроек доступа в Интернет можно использовать команду Сервис –> Проверить актуальность Интернет-модуля. При корректных настройках появится окно с информационным сообщением, что обновление успешно завершено.

Отправка почты


Раздел Отправка почты служит для настройки отправки писем кандидатам и заказчикам по шаблонам. Отправка писем возможна либо через Вашу почтовую программу либо напрямую через SMTP-сервер. В обоих случаях Вам потребуется произвести некоторые настройки E-Staff Рекрутер.
Пункт Метод подготовки единичных писем используется для выбора способа взаимодействия с почтовой программой или выбора отправки через SMTP-сервер.
Как правило, для большинства почтовых программ будет работать метод Simple MAPI, выбранный по умолчанию. В этом случае для нормального функционирования Ваша почтовая программа должна быть выбрана в операционной системе Windows как используемая по умолчанию. Для этого:
· Запустите программу Internet Explorer и выберите команду Свойства браузера из меню Сервис.
· В открывшемся окне диалога выберите закладку Программы.
· Нажмите кнопку Задать программы, далее в открывшемся окне – Настройка доступа программ и умолчаний.
· В открывшемся списке выберите Вашу почтовую программу, установите флажок Сделать доступной эту программу и нажмите OK.
Данный метод нормально функционирует при использовании почтовых программ Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat!.
Если при использовании почтовой программы Microsoft Outlook формирование письма для отправки не происходит - выберите метод подготовки Microsoft Outlook automation и в разделе Модули к внешним программам напротив записи Microsoft Outlook нажмите кнопку Установить (если модуль не был установлен ранее).
При использовании почтовой программы Lotus Notes можно использовать как метод Simple MAPI, так и метод Lotus Notes.
При этом необходимо, чтобы Lotus Notes был установлен из дистрибутива, и после его установки не устанавливалось других почтовых программ. Если отправка писем не работает, переустановите Lotus Notes на Вашем компьютере.
Для проверки взаимодействия E-Staff с Вашей почтовой программой выбранным методом нажмите кнопку Подготовить тестовое сообщение. В используемой почтовой программе должно открыться сообщение с текстом Test.
Метод подготовки через SMTP может использоваться при отсутствии на рабочем месте почтовой программы. В этом случае каждое письмо создается и предварительно открывается непосредственно в E-Staff. Использование функции отправки через SMTP возможно с помощью общих настроек SMTP-сервера компании (ссылка Общие настройки SMTP для быстрого перехода к настройкам) или персональных (например, используя настройки исходящей почты и регистрационные данные своего бесплатного электронного почтового ящика). В полях Адрес отправителя и Имя отправителя введите электронный адрес (с которого будут отправляться письма) и имя соответственно (при использовании общих настроек SMTP письма в этом случае будут отправляться с электронного адреса пользователя, а не с общего корпоративного адреса, указанного в настройках автоматической отправки почты). Для проверки правильности введенных данных в поле Тестовый E-mail укажите свой электронный адрес и нажмите кнопку Отправить тестовое сообщение. При корректно введенных данных на указанный почтовый адрес придет сообщение с текстом Test.
Для правильной настройки может потребоваться помощь Вашего системного администратора. В отдельных случаях настройку сможет произвести только системный администратор.

Интернет-модуль (учетные записи)



Интернет-модуль программы имитирует действия человека при работе с сайтами, экономя время и усилия по заполнению форм на сайтах и по обработке результатов, выдаваемых сайтами. Для настройки интернет-модуля используется раздел Персональные настройки–>Интернет-модуль–>Учетные записи.
  • Откройте карточку работного сайта, который Вас интересует, введите свои регистрационные данные для этого сайта (логин, пароль).
Политика безопасности отдельных работных сайтов требует получения специального доступа для взаимодействующего с ним приложения. Для настройки взаимодействия E-Staff с такими сайтами необходимо выполнить следующее:
  • В карточке настроек работного сайта введите свой логин от учетной записи и нажмите кнопку Запросить доступ для приложения.
  • В открывшемся окне браузера выполните вход, используя свой логин и пароль от учетной записи работного сайта и на странице управления доступом нажмите кнопку Разрешить доступ. После этого скопируйте в буфер обмена сформированный сайтом код. В E-Staff в карточке настроек работного сайта нажмите кнопку Вставить авторизационный код из буфера обмена. Сохраните изменения.

Для проверки правильности введенных данных нажмите кнопку Проверить аккаунт. При корректно введенных данных появится сообщение об успешно пройденной проверке. Сохраните изменения.