Етапи оптимального процесу найму персоналу

Поради рекрутерам, Технології рекрутингу

Майже в кожної компанії настає момент, коли виникає необхідність найняти нову людину або створити нову посаду. Тоді починається процес підбору персоналу, який часто складається з декількох етапів. В цьому немає нічого дивного, тому що будь-який роботодавець хоче бути повністю впевненим, що наймає дійсно відповідного кандидата на дану посаду.

В ході поетапного HR-процесу найму нових співробітників, компанія визначає власні потреби в талановитих фахівцях, підбирає їх з кадрового резерву, а потім наймає на роботу найбільш кваліфікованих працівників. У більшості компаній розроблені свої процеси працевлаштування нової людини.

Наведені нижче етапи процедури найму кадрів найбільш поширені в різних сферах діяльності, незалежно від масштабів підприємства. Важко однозначно сказати, які етапи процесу прийому на роботу є кращими, так як їх деталі унікальні для кожної конкретної організації.  

Closeup Resume in two manager hand holding when discuss about her resume

Набір співробітників: 15 ефективних етапів процесу найму

1. Визначення реальних потреб у наймі

Перед тим як наймати кадри, будь-яка компанія спочатку визначає, в яких фахівцях вона потребує, і для чого вони потрібні. Потреба в нових співробітниках може бути продиктована різними причинами:

  • заповнити вакантну посаду;
  • підвищити ефективність завантаження робочої команди;
  • розширити сферу організаційних завдань.

Одним словом, вакансії або були цілеспрямовано створені, або звільнилися, в результаті звільнення окремих співробітників або їх перевели на інші посади.

2. Розробка плану та стратегії набору персоналу

Після того, як компанія визначиться з потребою в найманих працівниках, вона повинна приступити до ретельного підбору персоналу. При новостворених вакансіях, керівництву і менеджменту слід чітко встановити, як нові посади узгоджуються з бізнес-планом підприємства.

Пошук, залучення та підбір персоналу включає також комплексну розробку стратегії:

  • реклама нової посади всередині і за межами організації;
  • критерії первинного відбору кандидатів;
  • яким чином буде проходити співбесіду;
  • особи, які будуть проводити інтерв’ювання.

Компанії необхідно на кожному окремому етапі HR-процесу найму інформувати відповідну команду співробітників (рекрутерів, кадровиків, менеджерів) про введення нової штатної одиниці. Дуже важливо, щоб всі учасники прийняття кадрових рішень погодилися з процедурою працевлаштування, етапами прийому на роботу і каналами комунікації.

3. Складання посадової інструкції співробітника

Працівники кадрової служби при наймі персоналу повинні скласти опис вакантної посади, у тому числі: список першочергових посадових обов’язків, спеціальних кваліфікацій, необхідного досвіду, а також інформацію про заробітну плату і соціальні пільги.

4. Розміщення оголошення про вакансії організації

Спочатку висококваліфікованих кандидатів намагаються виявити всередині компанії, повідомляючи колектив про введення нової вакансії. Таким чином можна заповнити вакантну посаду шляхом рокіровки вже існуючих співробітників.

Але якщо роботодавець зацікавлений в кадрах з боку, то слід опублікувати оголошення про найм в відкритих джерелах інформації. Для зовнішньої реклами використовують, як правило:

  • веб-сайт самої компанії;
  • соціальні мережі, такі як Instagram і Facebook;
  • платформи з розміщення вакансій (наприклад, LinkedIn);
  • агентства з працевлаштування або центри зайнятості;
  • спеціалізовані ярмарки відкритих вакансій;
  • публікацію оголошень в місцевій пресі і галузевих виданнях;
  • вербування кадрів при передачі інформації «з уст в уста».

5. Набір кандидатів на вакантну посаду компанії

Персонал, який наймає нових співробітників, крім звичайних оголошень про вакансії, повинен спілкуватися з претендентами безпосередньо – через ярмарки вакансій, онлайн-майданчик для встановлення ділових контактів LinkedIn і популярні соціальні мережі. Активний вхідний рекрутинг – це запорука успіху. Він допоможе знайти потенційних кандидатів серед людей, які на даний момент не знаходяться в пошуку нової роботи, проте підходять на наявну вакантну посаду ідеально.  

6. Розгляд поданих претендентами заяв

У багатьох організаціях існує автоматизований механізм прийому та обробки заявок – через електронну пошту, систему управління кандидатами Applicant Tracking і ін. Зазвичай цим процесом займається команда з відділу кадрів. Його представники розглядають кожну заяву і відсівають претендентів, які свідомо не відповідають пропонованим вимогам вакансії або в цілому організації.

Після того, як будуть відібрані заяви найбільш кваліфікованих кадрів, працівники відділу по підбору персоналу повинні вивчити кандидатури, що залишилися і визначити, з ким проведуть попередню співбесіду.

7. Телефонне інтерв’ю для первинного відбору на вакансію

В більшості випадків представники відділу кадрів проводять первинну співбесіду по телефону. В ході такого інтерв’ю кадровики з’ясовують, чи є у кандидата відповідна кваліфікація, щоб зайняти вакантну посаду, і наскільки він відповідає цінностям компанії. Інтерв’ю в телефонному режимі дозволяє скоротити ще частину претендентів, відсікаючи невідповідних шукачів та, при цьому, заощаджуючи ресурси підприємства.

8. Перша співбесіда, проведена в офісі компанії

Залежно від типу організації і кваліфікаційної комісії по найму персоналу, для решти числа кандидатів призначають одне, а іноді і кілька різних співбесід, таких як:

  • Рання співбесіда – персональна бесіда у форматі «тет-а- тет »між HR-менеджером по найму і кандидатом на вакантну посаду. Така форма бесіди зосереджена в основному на досвіді, наявних навичках і історії попередньої роботи кандидата.
  • Додаткова співбесіда – проводиться з виконавцями, працівниками та іншими представниками організації. Бесіда може носити як формальний, так і неформальний характер, проходити безпосередньо на робочому місці або у відео режимі, з використанням програм Google Hangouts, Skype і ін. При такій співбесіді претендента з членами наймаючої команди увага акцентується на певному аспекті роботи. Це дозволяє уникнути в розмові дублювання питань про кваліфікацію, досвід і ролі кандидата. Якщо людина з якихось параметрах не підходить, то на даному етапі йому потрібно повідомити, що вона не буде запрошена на наступну співбесіду, і її кандидатура більше не розглядається на вільну вакансію.
  • Фінальна співбесіда – включає бесіду з керівництвом підприємства або більш поглиблене спілкування з інтерв’юером, який розмовляв з претендентом на ранньому етапі HR-процесу найму. Його зазвичай проводять тільки з кращими кадрами.

9. Оцінка відповідності заявника необхідним критеріям

Під час співбесід або після їх закінчення, потенційним кандидатам часто призначають стандартизовані тести. Вони спрямовані на оцінку особистісних якостей людини, інтелект, емоційність, її здатність розуміти прочитаний матеріал, міркувати, оперативно вирішувати проблеми.

10. Перевірка біографії кандидатів при прийомі на роботу

При розміщенні первісної декларації про вільну вакансію, менеджер з підбору кадрів повинен вказати, що у всіх шукачів в обов’язковому порядку будуть перевірятися особисті анкетні дані. Ця процедура має на увазі перевірку у кандидатів:

  • історії попередніх працевлаштуваннь;
  • кредитоспроможності;
  • можливої наявності судимості.

Деякі компанії перевіряють профілі потенційних співробітників за відкритими базами в соціальних мережах (Twitter,Facebook, Instagram і ін.), Щоб упевнитися, що наймані співробітники можуть представляти інтереси компанії на високому професійному рівні. Для певних посад може знадобитися проходження тесту на наркотики, а при влаштуванні на роботу в банківські установи – перевірка на детекторі.  

11. Прийняття остаточного рішення про працевлаштування

Після перевірки всіх необхідних біографічних даних, HR-менеджери по найму встановлюють найбільш відповідну кандидатуру. Також персоналом вибирається резервний кандидат, якщо раптом головний претендент на вакансію відмовиться з якої-небудь причини від пропозиції.

Якщо ж жоден з претендентів не відповідає заявленим критеріям при прийомі на роботу, наймачі вирішують, чи потрібно заново починати процес працевлаштування претендентів. При позитивному рішенні, колектив співробітників обговорює, чи слід змінити процедуру найму або провести коригування окремих її етапів, щоб знайти найбільш відповідні кадри. 

12. Перевірка достовірності поданих анкетних даних

При аналізі анкетування кандидата необхідно ретельно перевірити всі відомості, які надає людина про попередні місця роботи – обов’язки, досвід, продуктивність праці, поведінки на робочому місці, комунікабельність, взаємини з колегами і т.д.

13. Офіційний лист здобувачеві з пропозицією роботи

Після того як остаточно визначився кращий кандидат на вільну вакансію, підприємство повинно письмово зробити йому пропозицію працевлаштування. У листі вказують:

  • дату початку роботи;
  • посадовий оклад;
  • соціальні пільги;
  • політику про віддалену роботу;
  • тривалість оплачуваної відпустки;
  • розмір потенційної вихідної допомоги;
  • інші важливі умови найму.

Зазвичай після вручення офіційного листа випливає обговорення перерахованих умов. Тому HR-менеджери по прийому на роботу, повинні заздалегідь визначити всередині своєї організації, які пункти листи є предметом для переговорів, а які ні. Як правило, обговорюється: заробітна платня, робота дистанційно і гнучкий графік роботи.

14. Безпосереднє наймання співробітника на роботу в компанію

Якщо після переговорів кандидат згоден з усіма умовами і приймає пропозицію роботодавця, його беруть на роботу. Далі починається процес заповнення необхідних документів і надання їх до відділу кадрів:

  • Форма W-4 про суми податків, утримуваних із зарплатні.
  • Форма I-9 і E-Verify про підтвердженні права на працевлаштування.
  • Державні утримання в фонд соціального страхування.
  • Контрольний список документів, що заповнюються новими кадрами.
  • Довідник «Співробітники організації», куди заноситься детальна інформація про кожного працівника.

15. Онбордінг – введення співробітника в структуру організації

Професійна інтеграція нового працівника в колектив, дасть йому можливість швидше адаптуватися і закладе основу продуктивних, довгострокових відносин. Бажано, щоб керівництво компанії зв’язалося зі співробітником і привітало його ще до початку виходу на роботу в організацію. Робоче місце новачка потрібно належним чином підготувати – прибрати та оснастити необхідним обладнанням і документами. Варто подумати також про призначення новоприбулому співробітнику наставника. Досвідчений колега допоможе людині освоїтися на новому робочому місці і налаштує на професійне зростання в організації.

Вишиковуйте свій власний HR-процес найму

Продуманий до найдрібніших деталей процес прийому на роботу нових кадрів є запорукою успіху компанії. Розробка та поетапне впровадження плану найму оптимізує виявлення найбільш кваліфікованих кандидатів і допоможе, при необхідності, поліпшити його процеси.

До того ж, прийом нового співробітника на роботу не обмежується підписанням листа-пропозиції. Правильна адаптація в самому початку процесу роботи має важливе значення для зростання і процвітання організації в довгостроковій перспективі. 

Теги :

Поделись :

Свяжитесь с нами

Оставьте Ваши контактные данные и вопросы, если они есть, и наши консультанты свяжутся с Вами. Спасибо!

    Зв'яжіться з нами

    Залиште Ваші контактні дані та питання, якщо вони є, і наші консультанти зв’яжуться з Вами. Дякуємо!